Diseño de organizaciones

Este trabajo sintetiza algunos de los conceptos acerca del diseño de las organizaciones escritos por Henry Mintzberg. Evidentemente, para que una organización funcione de manera eficiente, su estructura debe estar diseñada de modo adecuado.

Según Mintzberg, la estructura de una organización  “puede ser definida como la suma total de las formas en que su trabajo es dividido entre diferentes tareas y luego es lograda la coordinación entre las mismas”.

Esta coordinación es lograda a través de diferentes mecanismos, que pueden ser agrupados en los siguientes:

Ajuste mutuo: utilizado en las organizaciones simples, basado en la comunicación informal.

Supervisión directa: emisión de órdenes y supervisión de acciones.

Estandarización de procesos: Programación de los contenidos del trabajo.
Estandarización de producciones: Programación de los resultados del trabajo.

Estandarización de destrezas: Especificación de conocimientos requeridos.

LAS PARTES DE LA ORGANIZACIÓN

Se pueden distinguir cinco partes:

El “núcleo operativo”, en la base de la organización. Está formado por quienes tiene a su cargo la producción de los bienes y servicios que son vendidos en el mercado.

En el otro extremo, la “cumbre estratégica”, a cargo de asegurar el cumpliminto de las misión de la organización.

La “línea media” une aquellas dos partes y está formada por los mandos medios de la organización. Aquí encontramos a la supervisión directa como mecanismo clave de coordinación.

La “tecnoestructura” está compuesta por los analistas encargados definir o mejorar los procesos productivos, por lo que contribuyen a la estandarización (en cualquiera de sus formas).

El “staff de apoyo” se compone de una cierta cantidad de unidades cuya finalidad es dar soporte a la corriente de trabajo operativo.

En relación al diseño de posiciones individuales, se deben tener en cuenta tres elementos: la especialización de la tarea, la formalización del comportamiento y la capacitación y el adoctrinamiento requeridos.

Especialización de tarea: Se refiere a dos dimensiones: el “alcance”, es decir, la complejidad, desde la tarea simple realizada en forma repetitiva hasta tareas complejas que requieren conocimientos importantes por parte de quienes las ejecutan; y la “profundidad”, es decir, el control sobre lo que se hace.

Formalización de comportamiento: Según Mintzberg, “Las organizaciones formalizan el comportamiento para reducir su variablidad, esencialmente para predecirlo y controlarlo”. Es usada principalmente cuando se requiere coordinación entre las tareas y para lograr eficiencia. Es más común en el núcleo operativo de la organización.

Capacitación y adoctrinamiento: La capacitación es “el proceso por el cual se enseñan los conocimientos y las destrezas relacionadas con el cargo”, y el adoctrinamiento “es el proceso por el que se obtienen las normas organizacionales”.

DISEÑO DE LA SUPERESTRUCTURA

Una vez definidas las posiciones, el siguiente paso es determinar las unidades en que serán agrupadas. De esta forma se construye la jerarquía de la organización y su representación gráfica, el organigrama.

AGRUPAMIENTO DE UNIDADES

Es un medio para coordinar el trabajo. Tiene cuatro efectos:

Establece un sistema de supervisión común entre posiciones y unidades

Requiere que las posiciones y unidades compartan recursos comunes

Crea medidas comunes de desempeño

Alienta el ajuste mutuo

Bases para el agrupamiento

1. Agrupamiento por conocimiento y destreza. Ej., los diferentes servicios médicos de un hospital.
2. Por proceso de trabajo y función. Ej., una fábrica en la que los operarios son agrupados en relación a las funciones y procesos que se llevan a cabo.
3. Por tiempo. En función al momento en que es realizado el trabajo.
4. Por producto. Creando divisiones para productos o líneas de productos.
5. Por cliente. Separando clientes o grupos de clientes.
6. Por lugar. De acuerdo a zonas geográficas.

Las tres primeras se fundamentan en el agrupamiento por función, mientras que las restantes, están basadas en el mercado.

DIMENSIÓN DE LA UNIDAD

La dimensión de las unidades va a determinar la forma de la superestructura. El control – es decir, la supervisión directa – es sólo un factor entre muchos para decidir cuántas posiciones agrupar en una unidad, o cuántas unidades agrupar en una mayor. A mayor uso de mecanismos de estandarización, mayor será el tamaño de las unidades reduciendo la necesidad de supervisión directa.

Bibliografía: Henry Mintzberg, "Diseño de Organizaciones Eficientes", Ed. El Ateneo, Buenos Aires, 1996