jueves, 24 de enero de 2013

Gestión de costos en ONG: Análisis de caso


La gestión de una ONG requiere de los mismos conceptos que cualquier otro tipo de organización, mas allá de que su objeto social no sea la obtención de lucro por parte de quienes la constituyen. En este trabajo presentamos un análisis de una pequeña asociación civil (un centro de jubilados) que, frente a una difícil situación económico-financiera, requirió del auxilio profesional.
En esta primera nota examinaremos la descripción del ente, su problemática y el planteo preliminar de la solución brindada.


Resumen

El principal objetivo del trabajo consiste en la demostración a los integrantes de la Comisión, en especial al Presidente y Vice de la Agrupación, de la necesidad de introducir elementos básicos de gestión para la supervivencia de la misma; ya que ver a la Agrupación como un ente monolítico que acumula gastos y recursos (una especie de costeo completo, salvando las distancias de concepto y aplicación), sin combinar otras herramientas, no les permite saber que recursos y gastos son habituales y cuales tienen carácter de excepcional; como así también, no poder detectar sus ineficiencias por la falta de gestión de sus procesos internos.


Introducción


Descripción de la Agrupación - Breve Reseña Histórica

La Agrupación tiene como objetivo principal realizar o fomentar algún tipo de actividad que tiende al bien común. El objetivo primordial de las personas que conforman esta Asociación, no es el de obtener ganancias económicas, ya que se trata de una "Entidad Civil sin fines de lucro" y sin fines políticos.
La constitución de la misma permite que un grupo de individuos se junte con la intención de desarrollar alguna actividad que tienda al bien común, y posibilitan que se establezcan por escrito las reglas de funcionamiento, los roles y las responsabilidades de los integrantes de la asociación.

En la faz netamente económica y financiera, la principal ventaja de la Asociación es la posibilidad de manejar una Exención Impositiva, que es una ventaja importante de las Asociaciones Civiles, ya que por su naturaleza jurídica, pueden solicitar exenciones respecto a los siguientes impuestos: IVA, Ganancias e Ingresos Brutos; la Asociación estará exenta de tributar estos impuestos, siempre y cuando los ingresos que perciba la entidad sean destinados al objeto previsto en el estatuto y en ningún caso se distribuyan, directa o indirectamente, entre los socios.

Tiene desde sus orígenes los fines de proporcionar actividades recreativas, diagramar paseos, excursiones; viajes de corta y larga distancia, todo esto desarrollado en un ambiente de cordialidad y solidaridad entre los integrantes, quienes gozaran de todos los beneficios sociales posibles promoviendo el desarrollo cultural e intelectual de los mismos
Por su parte la Agrupación, se encuentra capacitada para adquirir bienes inmuebles, muebles y semovientes, como así también, puede enajenar, hipotecar, transferir, locar y donar los mismos, pudiendo celebrar toda clase de actos jurídicos o contratos que tengan relación directa con su objeto o que coadyuven a seguir su normal funcionamiento. Podrá en consecuencia a su vez, operar con los Bancos e Instituciones financieras, Oficiales o Privadas si así lo requirieran para el cumplimiento de sus propósitos fundacionales.  Asimismo, el Patrimonio Social se compone de los bienes que posee en la actualidad y de los que adquiera en lo sucesivo por cualquier título y de los recursos que obtenga por: a) la cuota que abonen los asociados; b) las rentas que produzcan sus bienes; c) las donaciones, herencias, legados y subvenciones que fueren acordadas y cualquier otro medio lícito que la Asamblea de socios determine, d) el edificio sede y los subsidios que reciba, tanto sean de origen privado o estatal., como así también el producido de benéficos de rifas, festivales, almuerzos plenarios y cualquier otra entrada que provenga de un fin licito

Solución Propuesta

Se trata de proponer la instalación de un sistema de costeo, utilizando la técnica de costeo completo debido a que no se trata de una empresa de producción industrial; la investigación ha requerido del estudio y análisis de los datos brindados por la institución, con el objetivo de lograr un sistema de gestión y costos que le permita a la Asociación, obtener información lo más actualizada posible y que sea oportuna para la toma de decisiones, para poder obtener de esta manera una clara visión y un control de la situación respecto a los objetivos planteados en la Memoria del Balance de cada año; y a su vez lograr un incremento en la participación de todos los responsables (Comisión Directiva y socios en general) de las distintas actividades realizadas por la institución en análisis.


Descripción de la Situación Actual


Metodología usada en la Actualidad

En el caso que estamos presentando, la institución es dirigida y administrada totalmente por la Comisión Directiva, que está compuesta por los siguientes cargos directivos a saber:

1 Presidente;  1 Vicepresidente, 1 Secretario, 1 Pro Secretario, 1 Tesorero, 1 Pro Tesorero, 2 Vocales Titulares y 2 Vocales suplentes, y hay asimismo una Comisión Revisora de Cuentas compuesta por 5 Miembros Titulares y 3 Miembros Suplentes.    
El mandato de todos los miembros de la Comisión Directiva y la Comisión Revisora de Cuentas dura 2 años a partir de la fecha en que fueron elegidos por la Asamblea General Ordinaria convocada al efecto, pudiendo ser reelectos por una vez más, los mismos son elegidos por lista completa; voto secreto y mayoría simple. Los socios designados para ocupar los cargos directivos antes citados NO podrán percibir por esta tarea ninguna prestación dineraria (sueldo) como tampoco así, tener algún tipo prebenda o ventaja alguna, con respecto al resto de los integrantes de la Asociación.

1Según la observación de campo realizada en la Asociación, generalmente la misma realiza entre 10 a 12 almuerzos a lo largo del año calendario, algunos de características especiales tales como el almuerzo de Aniversario de la Asociación y el relacionado con el Festejo de la Primavera; cursos varios, alquiler del salón social, recaudación de las cuotas sociales, etc., estos fondos provenientes de la actividad son exclusivamente administrados y puestos a disposición de la institución por el Tesorero, a modo de Caja Chica y mediante avisos verbales comunica a la Comisión Directiva en que uso los mismos, además de tener en un cuaderno casi personal, con un registro manual de entradas; lo mismo ocurre con las salidas, el registro diario y cierre mensual de gastos, con los avisos verbales a la Comisión Directiva, pero en el caso de las salidas, las mismas están a su vez, documentadas en un bibliorato a través del archivo por fecha, de las facturas, remitos y presupuestos recibidos.


Críticas a la Metodología usada en la Actualidad

La Agrupación, no tiene en cuenta la idea de un modelo de Gestión y Costos Integrados, ignora los costos de gestión para el momento de la toma de decisiones estratégicas para institución como a su vez desconoce el concepto de punto de equilibrio de las operaciones (Recursos vs. Gastos), con lo cual pone en riesgo su existencia, por otra parte, tampoco reconoce la elaboración de un presupuesto para sus proyecciones a futuro, (sobreviven debido a la gestión personal del Presidente actual que tuvo cierta experiencia en su carrera laboral ya que ha sido gerente de una sucursal bancaria); ni fomenta la optimización de los recursos, ni reconoce su tipología (ordinarios o extraordinarios).

Por otra parte, yo propondría un leve cambio en la estructura actual, tendríamos a la Asamblea de Socios, como el órgano soberano de la asociación, que toma las decisiones y debe esta compuesta por todos los socios que están habilitados que tengan voz y voto; por otra parte estaría la Comisión Directiva que es el órgano que administra la agrupación y es la parte ejecutiva de las decisiones establecidas por la Asamblea de socios y los miembros son elegidos por la Asamblea y proponemos una reducción a 5 miembros titulares y 2 miembros suplentes; por ultimo, establecer la Comisión Revisora de Cuentas, que es el órgano de fiscalización, y que a mi entender debe ser compuesta por 3 miembros titulares y 2 miembros suplentes, para darle mas poder a la Asamblea de socios, y no tener una Comisión Directiva demasiado numerosa, con lo cual se corre el riesgo de tener una concentración de poder, debido a la tarea diaria de administración que deben realizar y la disponibilidad de fondos que t


Descripción de la Solución Propuesta

Misión, Valores, y Visión de la Agrupación.

Según mi punto de vista, la Misión es la razón de ser de la Agrupación, un porque existe, la misma se determina en función de su historia vivida, sus recursos, las habilidades distintivas propias de los socios, y debería establecer con claridad las necesidades que se deben satisfacer con los recursos que tienen en su poder.

Debería tender la Agrupación a tratar de incrementar la realización de toda obra social, cultural y educativa inspirada en los principios sociales cristianos, que contribuyan al apoyo psicológico y espiritual para el crecimiento integral de las personas, la consolidación de la familia y el beneficio de la comunidad en su totalidad.
Por su parte, establecer los Valores, que son importantes y basales para la institución, que surgen de sus integrantes, el desarrollo y  proponer el crecimiento continuo de la  Agrupación, su gente y las instituciones que la rodean, a través de todas las actividades creadoras de valor mas allá de los límites de la institución, es decir la propia Agrupación en su relación interna y externa con el mundo.
Surgidos de los Valores establecidos, la Agrupación, estimula la pluralidad de ideas, el hecho de resaltar los valores éticos, humanos y profesionales, además de contribuir al mejoramiento humano de su gente en los aspectos comunitarios.
Y para lograrlo le hemos planteado:

  • La realización de encuentros de carácter regional, nacional e internacional con otras Agrupaciones afines.
  • La vinculación con centros de avanzada en estudios de Administración y análisis organizacional.
  • La promoción de la investigación, creación de un ámbito de análisis, diálogo y discusión para  la mejora de las Agrupaciones.
Ello determina que la estructura de la Organización debiera estar integrada con el fin de servir al socio, en resumen, este conjunto de valores, creencias, principios éticos de los miembros de la Agrupación Recreativa, utilizados en forma inconsciente para interpretar los hechos y tomar una decisión, forman parte, de la denominada CULTURA de la Agrupación.

En cuanto a la Visión, es ver que quiere ser la Agrupación, la misma puede ser,  o tratar de ser el mejor lugar para la diversión de Jubilados y Pensionados de la zona de Lomas de Zamora.
Para lograr esta Visión, básicamente, debemos considerar al Planeamiento, como punto de partida, siendo el mismo un proceso de toma de decisiones que según varios autores especialistas en estos temas,  debe estar formada por un sistema o conjunto de acciones  dirigidas a lograr ciertos futuros deseados.  Podemos decir que, Planeamiento significa decidir por anticipado que vamos a hacer en el futuro y por lo tanto planificar, constituye la acción de proyectar cursos de acción. Por otra parte, pronosticar es establecer un estado futuro de cosas originadas en la combinación de sucesos históricos con decisiones actuales.  

Costos

Definimos el termino costo, en su sentido mas general, como un esfuerzo; si este concepto se traslada a la vida empresaria, surge la definición económica del costo, como el sacrificio económico necesario para obtener algo, y para ordenar los resultados de las empresas (costos y ganancias), los especialistas de costos elaboran un sistema de información económica sobre los resultados operativos que aporte elementos útiles para la toma de decisiones. Este se conoce como sistema de costos, definido como un conjunto de elementos interrelacionados destinado a brindar información económica, compuesto por tres basamentos centrales que son, técnicas y métodos de costeo, un buen método de procesamiento de datos y un sistema de registro.   Como resumen, podemos inferir que el gran objetivo de la creación del sistema de costos es contar básicamente, con un elemento que permita ordenar la información a efectos de cubrir los objetivos centrales que son colaborar con la correcta toma de decisiones, el control de gestión, reducción de costos y el correcto registro contable.


Control Presupuestario

En esta etapa, debemos efectuar la comparación entre los datos presupuestados y los reales, para poder visualizar los desvíos, tratando de indicar la naturaliza de los mismos, para poder determinar las responsabilidades y poder medir los distintos desempeños. Teniendo en cuenta que el presupuesto de la organización no es algo aislado que elabora una persona en forma inconexa, ni tampoco debe ser tomado como un simple formalismo, o que solo sea un montón de números elaborados en forma rutinaria y sin prestarle demasiada atención, hecho solo para cumplir y respetar normas que la empresa como tampoco que sea un elemento rígido del que nadie debe apartarse, aunque sea conveniente, por el solo hecho de no ser penalizado por no atenerse a la "tabla de la ley" de la compañía.
Nuestra opinión es totalmente contraria al párrafo anterior, todo presupuesto que se precie de tal, debe ser algo elaborado a conciencia, con la intervención de todas las áreas de la empresa, además de ser impulsado su uso desde lo mas alto de la misma; de esta manera resulta obvio que debe ser una herramienta flexible, que permita realizar cambios permanentes para guardar su valor y su utilidad.
En este contexto organizacional, existen dos alternativas posibles de control presupuestario a saber: el control ex post, que la tarea de control posterior a la ocurrencia de los hechos, este sistema se limita a tomar los datos y procesarlos, sin incidir en el desarrollo de la gestión, solamente mide desempeños de los miembros de la organización, pudiendo solamente hacer correcciones a futuro, ya que el sistema contable mide y cuenta la historia pasada.
Por otra parte, se realiza el control ex ante consiste en evaluar la acción antes de la ejecución y dejar que esta ocurra tal como fue definida solo en la medida en que se mantenga dentro de los parámetros que fueron establecidos a través del presupuesto.

Cr. Claudio Milanetti



k) - Bibliografía

  1. Un concepto de Planeación de Empresas - Acroff R.L.
  2. Administración de Costos - Hansen y Mowen
  3. Resolución Técnica N° 17 -  de la FACPCE
  4. Gestión y Costos - Jiménez C.
  5. Presupuestos y Gestión - Lavolpe A. - Capasso C. - Smolge A.
  6. Borrador del Informe de Costos de iniciación de Nvos. Negocios - Comisión de Estudios de Costos del CPCECABA.
  7. Costos - Vázquez, J. C.
  8. El Costeo Basado en Actividades - Podmoguilnye, M. G.

martes, 15 de enero de 2013

Publicado en revista "Énfasis Logística": Control de costos logísticos"


Esta nota fue publicada en la revista "Énfasis Logística" . La reproducimos textualmente.

 Jorge Eduardo Brignone (*)

Para los responsables de Logística de una empresa, cualquiera sea su dimensión, los costos logísticos fueron, son y serán una de sus preocupaciones, ergo dolores de cabeza.
Entre los objetivos, explícitos o implícitos, de la función figura sin lugar a dudas uno relacionado con la reducción de los costos logísticos; y son seguramente tema de las reuniones con la Gerencia General o la Dirección. La incidencia de los costos logísticos en la contribución marginal de los negocios, hace que sean el blanco preferido de todas las gerencias al momento de discutir los resultados.
A pesar de no saber, o no comprender, la estructura de costos que conforman las distintas actividades logísticas, no dejamos de escuchar de nuestros clientes internos que la competencia lo hace más barato, o que quienes han tercerizado lograron excelentes reducciones de costos.
Así, desconociendo los reales factores de desvío en los costos propios, comparados con el presupuesto, los niveles de decisión suelen bajar la línea de una meta de reducción en un porcentaje determinado.
Pero hay que tener mucho cuidado, una reducción indiscriminada de los costos logísticos puede atentar contra la maximización de las utilidades; esto por ejemplo, puede deberse a una reducción del nivel o de la calidad de servicio, que se transforma en una pérdida de venta o de participación en el mercado.
Las fuerzas actuantes en los mercados nos han colocado en un escenario de cambio permanente, los procesos necesariamente se adaptan a  las nuevas realidades.
Los clientes son cada día más exigentes y lo que en el pasado eran servicios especiales, hoy desde su punto de vista son estándar, lo que implica un delicado equilibrio entre lo que ofrezco como servicio y quién finalmente lo debe pagar.
Un alto nivel de calidad del servicio logístico de una empresa es una herramienta de ventas muy importante, debe ser manejada con criterio a la hora de ofrecer ese nivel de servicio a los clientes o se terminará convirtiendo en un costo inmanejable. 
Los costos logísticos tradicionalmente representan el 7% de la facturación de las grandes empresas, sin embargo una amplia geografía, la falta de una buena infraestructura y el alto nivel de riesgo pueden afectarlo aumentando en forma  significativa dicho porcentaje.
Además debemos considerar, en el caso de las PYMES, por ejemplo, que pagan por los servicios de transporte y almacenaje mucho más que las grandes empresas, debido obviamente a su menor poder de negociación y volúmenes de operación.
El crecimiento económico está tensando la cuerda y se acercan tiempos de cuellos de botella debido a la falta de inversiones en infraestructura. El estado de las rutas es preocupante: datos de la Dirección de Vialidad Nacional Nacional de Argentina indican que más del 47 por ciento de las rutas están en regulares o malas condiciones.
Existen algunos proyectos como la autopista ribereña y el cordón de Rosario que ayudarán. También hay anuncios de préstamos del BID para financiar proyectos relacionados con esta problemática.
La concentración en el transporte automotor es otra de las características del mercado interno, ya han habido medidas de fuerza del sector de transporte de granos y sin embargo afectó a todos los mercados.
Otro punto es el atraso tarifario demostrado por los indicadores generados por CEDOL y FADEEAC, hecho que atenta contra la renovación de las unidades, agregando otro punto de riesgo al transporte de mercaderías y un aumento seguro en nuestro presupuesto.
El transporte de mercaderías por ferrocarril está creciendo en forma continua año tras año y en el mediano plazo, inversiones por medio, será una buena alternativa para muchos destinos.
Donde podamos, hay que apoyar el desarrollo del transporte multimodal, de aplicación en muchos lugares del mundo, una acción clave en la reducción de los costos logísticos.
Para poder actuar, sean actividades logísticas internas o tercerizadas, debemos tener muy en claro los costos de los procesos, analizando los  recursos necesarios para llevarlos a cabo.
Conocer de donde obtenerlos y trabajarlos para poder analizar las mejoras que los transformen de un problema en una virtud, dejar de verlos como un costo global para ir a un detalle que nos muestre como agregan valor.
Una buena clasificación de los costos nos permitirá detectar en qué sectores las operaciones se realizan antieconómicamente. El seguimiento es fundamental, y la colaboración interna con los responsables contables nos será de enorme ayuda.
Debemos crear indicadores claves que nos permitan determinar las actividades que no generen valor, para actuar en consecuencia. 
Cuando me refiero a crear los indicadores, lo estoy haciendo en virtud de recrear los que las diferentes industrias utilizan, de nada nos servirá inventar nuevos que no nos permitan comparaciones.
Otro aspecto importante es la distribución de los costos en los distintos negocios de la empresa, ser justos en los conceptos de asignación porque de ellos dependerá la rentabilidad de cada uno.
Los responsables operativos que reciben esos costos deben saber cuales son los criterios de asignación, de esa manera ellos también podrán contemplarlos en sus planificaciones y ayudarnos al control de los desvíos.
Ante la meta de trabajar con procesos de excelencia en nuestras empresas, debemos desarrollar estudios de Benchmarking o sacar provecho del enorme material disponible en Internet al respecto.
Esta actividad constante de referencia, comparación y mejora continua  nos ayudará a encontrar las mejores prácticas, aplicarlas en nuestra estructura o desarrollar un proyecto de tercerización.
No hay que tenerle miedo a la tercerización de las actividades logísticas cuando no tenemos la capacidad propia de llevarla a cabo, si bien la mayoría de las empresas van hacia una tercerización por un tema de reducción de costos, ese es solo uno de los aspectos, ya que trabajar con profesionalismo genera una serie de ventajas en la calidad del servicio.
Fuera de tener en marcha los mejores procesos existen costos ocultos en distintas operaciones que producirán una influencia negativa como por ejemplo: las entregas parciales, fletes especiales, emergencias, pedidos fuera del punto de equilibrio y devoluciones.
En algunas empresas, medidas relacionadas con incentivo a las ventas o marketing, por falta de criterio, se transforman en un aumento de los costos logísticos por ejemplo:
- Promociones, 20 litros de producto más 1 litro de regalo
(¿el picking?, ¿el estibaje?)
- Envases más grandes con un porcentaje gratis
(¿la manipulación?, ¿la altura del pallete?)
- Descuento o premios por alcance de volúmenes
(¿pedidos cerca de fin de mes?, ¿devolución de pedidos inexistentes?)
La solución de esta problemática es la participación de los responsables de logística en los pasos previos o la consulta, por ejemplo en la etapa de desarrollo de las acciones comerciales.
No pueden pasarse por alto la incidencia que estas acciones producen en los costos logísticos, ya que finalmente afectarán la rentabilidad de las operaciones y si no están en condiciones de asignarse exclusivamente al sector que lo produjo, afectará a todos por igual.
Prácticamente todas las empresas están enfocadas en mejoras de calidad, en el aumento del resultado, en la reducción de los lead times y en la reducción de los costos. Por lo que enfocarnos solo en estas metas no nos asegurará una mejora de nuestra competitividad, pero el descuidarlas nos hará perderla.

Tenemos que profundizar nuestras relaciones con proveedores y clientes para fortalecer los procesos, debemos convertirnos en socios estratégicos. Solo de esta manera las empresas podrán desempeñarse exitosamente ante los cambios constantes en los mercados y cumplir con los preceptos de su misión
Si compartimos la rentabilidad nos quedará la mitad.
Si compartimos los activos nos quedarán la mitad.
Y si compartimos el conocimiento tendremos el doble.
Ser socios estratégicos no es fácil, pero es imprescindible.
Si usted es responsable de Logística de una empresa, usted es responsable de los costos logísticos. Si usted aplica una mejora de los costos no deje de monitorearla, en muchas organizaciones dichas mejoras duran lo que duran sus controles, y cuando ellos se reducen desaparecen las mejoras…actúe no espere, la competencia está actuando.

(*) Profesional con sólida experiencia en la conducción, planificación, creación y desarrollo de supply chain; implementada en empresa líder multinacional alemana, con actividades en distintas unidades operativas de la industria química. Experimentado Gerente, líder y estratega de distintas áreas de trabajo: operaciones, planeamiento estratégico, servicio técnico, logística, controlling, atención a clientes, compras y gestión de abastecimiento; desarrollando un amplio dominio en cambios de procesos, reorganización , creación de escenarios, planificación y herramientas de gestión.