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REDUCCIÓN DE COSTOS INDUSTRIALES A continuación presentamos una nota sobre la materia, perteneciente a Eugenio Olivos, gerente senior de PricewaterhoseCoopers ¿Como reducir los costos de las operaciones industriales? A partir de octubre del 2008 las empresas enfrentan un nuevo reto, abordar la crisis con soluciones ingeniosas. Considerando que para este año se registran precios con tendencia a la baja por la contracción de la demanda, una de las alternativas es mirar hacia el interior de la organización para disminuir los costos, optimizando los procesos y recursos que más le cuestan a la empresa. Si bien, las expectativas de crecimiento no deben abandonarse, actualmente adquiere vital importancia el enfoque de reducción de costos de las operaciones. El proyecto de optimización de recursos es una decisión estratégica, que corresponde al más alto nivel de la organización para impulsarlo, lograr el cambio y los beneficios esperados. El enfoque del proyecto es tomar medidas inmediatas sobre la forma que se gestionan los recursos claves, para lo cual debe evaluarse, monitorearse y lograr un alto compromiso de la gerencia y equipos de trabajo: Los recursos claves ha considerar en esta estrategia de optimización son: el Capital Humano, la Maquinaria y equipos (activo fijo), Tecnología y las Existencias (materias primas, consumo de energía, agua y otros). A nivel de Capital Humano: El propósito es mejorar y eliminar los costos ocultos, para lo cual es importante considerar lo siguiente: ·         Contar con instrucciones escritas de lo que debe hacer cada trabajador en su puesto de trabajo para evitar reprocesos. ·         Un entrenamiento adecuado ayuda a evitar el deterioro del activo fijo (operación de máquina). ·         La revisión permanente de los partes de producción diarios evita generar inconsistencias que producen más trabajo de las áreas de producción, planeamiento y control de producción y de contabilidad al identificar el origen del error y conciliar cifras. ·         La correcta medición de las fallas y desperdicios del porceso, a través de un proceso establecido, permite a la gerencia llevar un control eficiente del desperdicio (mermas y desmedros) ·         Las remuneraciones deben estar orientadas hacia el logro de metas y objetivos, definiendo un sistema combinado de fijo y variable, que incentive el trabajo en equipo. Asimismo, la situación actual de la gestión de la maquinaria y equipo, y las existencias es un factor del costo que debe controlarse, ya que a través de estos recursos se genera valor para la empresa. Ambas cuentas (balance general), representan entre 50% y 60% del valor total del activo de la empresa según el Benchmarking Financiero de PricewaterhouseCoopers (PwC); sin embargo ambos recursos se explotan deficientemente. A nivel de maquinaria y equipo: Los costos ocultos de la gestión de maquinaria y equipo (activo fijo) se evidencian cuando se carece de los siguientes criterios: ·         Los programas de mantenimiento deben ser debidamente programados para evitar paradas intempestivas que producen retrasos en la producción, u obliga a reprogramar la producción en horarios de mayor costo. ·         Se deberá contar con stocks mínimos de repuestos críticos de la quinaria principal para evitar retrasos en la producción. ·         Evitar malas operaciones y cambios indebidos de la materia prima que ingresa a la maquinaria ya que puede originar deterrioro de la misma. ·         Realizar evaluaciones de los costos por cada maquinaria y equipo principal que permitan conocer en que momento de la vida económica del bien debe ser reparado o repuesto. ·         La información de los activos deber ser actualizada en los registros contables de acuerdo con el control físico, a través de inventarios periódicos. Si hay faltantes pueden ocasionar contingencias tributarias, debido al menor pago de impuesto a la renta. Una encuesta realizada por PwC arrojó que los faltantes de activos fijos era de 1% hasta 13.5% del valor del activo. ·         El valor de los activos en libros debe estar actualizado de acuerdo con el valor de mercado para evitar una disminución del valor patrimonial. ·         El adecuado registro de los activos fijos, evitará generar depreciaciones incorrectas. ·         El registro oportuno de los activos fijos (se mantienen como "obras en curso", por no tener procedimientos eficaces de liquidación de proyectos u obras) evita la pérdida de depreciación y el pago en exceso del IR. A nivel de Existencias: Para evitar generar costos ocultos a nivel de la gestión de las Existencias, es importante tener en cuenta lo siguiente: ·         Control eficiente de stocks y definición de políticas de niveles mínimos de reposición. ·         Contar con información eficiente de indicadores de gestión, para la toma de decisiones: ubicación, consumos por item y estado de conservación, frecuencia de salidas y entradas. ·         Tomar medidas para disminuir progresivamente las mermas de materias primas en el almacén, acarreo de materiales y en el proceso de producción. Las mermas de materiales en diferentes industrias evaluadas pueden fluctuar entre 1% y 15%. ·         Tomar acción para vender o eliminar materias primas que no tienen movimiento para optimizar las áreas del almacén. ·         Tener en cuenta fechas de vencimiento. ·         Procesar oportunamente los reclamos de material dañado a los proveedores o gestionar reclamos no realizadas. ·         Conocer los quiebres de stock en cada item y periodo, evitar generar esperas y demoras en la producción y mayores costos para conseguirlos de emergencia. ·         Registrar adecuadamente las diferencias de inventarios para llevar un mejor control. ·         Realizar los controles de entrada y salida de materiales de los almacenes a través de procedimientos eficaces para evitar asumir pesos y no pasar por alto la calidad de los materiales. ·         Se ha visualizado que las industrias que demandan de alto consumo de energía (electricidad, gas, petróleo), para operar hornos, calderos, motores eléctricos, etc, es un recurso que requiere evaluarse para lograr eficiencia energética. Finalmente, es importante que cada uno de estos recursos estén controlados con medidas de consumos y uso mediante indicadores que permitan comparaciones periódicas e identifiquen oportunidades de mejora a partir de los resultados de indicadores más significativos con la finalidad de eliminar el desperdicio y consecuentemente los costos ocultos en la gestión. Estos cambios también pueden significar más entrenamiento del personal, ajustes de la formula para fabricar sus productos, ajustes de la maquinaria y equipo con mayor frecuencia, verificar la temperatura de hornos y consumo de energía para evitar mayor variación por encima de la requerida, entre otras medidas. Eugenio Olivos Gerente Senior PricewaterhouseCooper