MICROCOSTOS - segunda entrega

HERRAMIENTAS DE COSTOS PARA LA GESTIÓN DE MICROEMPRESAS

Existen suficientes herramientas de análisis de costos, de aplicación práctica para los micro y pequeños productores de bienes y servicios, de las que se podrían obtener importantes beneficios.

Ese beneficio no solo podría traducirse en términos monetarios, sino en la toma de decisiones que en el corto o mediano plazo permitirán mantenerse en el mercado, aumentar su penetración en el mismo, disminuir sus precios para hacerlos más competitivos, citando algunos a título de ejemplo.

En esta nota y como complemento y/o profundización de análisis de nuestra propuesta expuesta en la primer entrega sobre microcostos, intentamos presentar, a los micoemprendedores, otra de las tantas sencillas herramientas de costos que pueden aplicar para llevar adelante una gestión racional, en este caso se trata de la identificación y clasificación de costos, con la simple tarea previa de anotar sus gastos y analizarlos según las sugerencias detalladas a continuación:

1-    Definir nuestro objeto de costeo. La Teoría General de Costos postula sobre la relatividad del costo a partir de considerar la existencia de diferentes costos para diferentes fines de información de costos a generar, los que por ejemplo podrían ser costos de los productos que elaboramos, costos de una las actividades que desarrollamos (distribuir, vender,  producir, etc.), costos de una máquina o línea de producción, costo de un cliente, costos para la confección de estados contables, etc.  Acorde a este postulado, para comenzar los análisis de costos de nuestro microemprendimiento, es elemental entonces definir cuál será nuestro objeto de costeo. En esta nota trataremos como objeto de costos al producto o productos que elaboramos, con el propósito de generar información que nos facilite tomar decisiones de productos, de mercado, de precios y ofertas especiales, de capacidad de producción o trabajo, de insumos y sus proveedores, entre otras tantas decisiones que a diario deben tomarse en cualquier emprendimiento cualquiera sea su tamaño. También, la información de costos sobre nuestros productos, nos permitirá controlar la gestión de las diferentes tareas y actividades que desarrollamos para obtenerlos y llevar adelante acciones para reducir los costos.

2-    Definir nuestro modelo de costeo. Para tal fin entendemos como modelo a las pautas y formas para considerar a los recursos productivos y para acumular los costos de nuestro objeto de costeo. Existen en la teoría diversos modelos de costos, pero para el caso de los microemprendimientos podemos considerar a los que  manejan información de costos resultantes, es decir que determinan los costos una vez realizadas las tareas, y a los que manejan información de costos predeterminados, es decir que determinan los costos antes de realizar las tareas, basándose en estimaciones surgidas por la experiencia y/o estudios especiales que permiten estandarizar los procesos de producción de bienes o servicios, facilitando los cálculos previos de costos de los recursos necesarios para dicha producción. Consideramos que para los microemprendimientos, nuestra primera aproximación para la estimación de costos, se basa fundamentalmente en la experiencia, donde en una primer etapa se registrarán las diversas erogaciones realizadas para la elaboración y venta de nuestros productos, sean bienes y/o servicios. Una vez consolidada y registrada nuestra experiencia, podríamos trabajar con estimaciones de costos previas a la realización de las tareas de producción, permitiendo esto analizar los desvíos entre los costos estimados y los realmente incurridos.

3-    Elaborar un listado de los conceptos de erogaciones, que se generaron para producir nuestros productos o servicios (objeto de nuestro costeo) en un determinado período, en el cual podamos identificarlos, registrando los importes correspondientes a cada uno. Es probable que los conceptos que integren este listado sean muy numerosos, razón por la cual ahora nos interesa saber qué porcentaje representa cada uno, sobre el total de las erogaciones.

% erogación sobre el total = (Importe $ de la erogación / Total $) X 100

Concepto  de erogación		Importe $	% sobre el total
1
2
3
4
TOTAL

4-    Diferenciar un costo, un gasto y una pérdida. No tener en claro esto podría quitarnos del mercado al incorporar a nuestra estructura de costos conceptos que no son tales, elevando sustancialmente nuestros precios. Identificamos como un costo aquella erogación que volcada al proceso productivo o actividad, genera una expectativa de ser recuperada en el futuro por medio de su venta (o cumplimiento del objetivo propuesto para el caso de organizaciones sin fines de lucro – tema de diferencial tratamiento). Un gasto, por el contrario, no genera esta expectativa ni se identifica con fondos afectados al proceso productivo o actividad. Finalmente, consideramos una pérdida a aquellos conceptos que representan una disminución patrimonial neta, sin posibilidad de recupero.

Concepto de erogación		Importe $	% sobre el total	Identificación COSTO, GASTO o PÉRDIDA
1
2
3
TOTAL

5-    Seleccionar los costos de mayor incidencia en la producción de nuestros bienes o servicios, durante un determinado período. Tal cual mencionamos en el punto 3, es probable que los conceptos que integren este listado de erogaciones consideradas costos sea muy extenso, por más que se hayan segregado todas aquellas erogaciones consideradas gastos y pérdidas. Por lo tanto volvemos a formar la lista, pero esta vez solo con los conceptos de costos, a los cuales incorporamos nuevamente sus correspondientes importes y sus nuevos porcentajes respecto, esta vez, al total de costos del período. Para seleccionar entonces a los de mayor incidencia en el total de costos del período, en la elaboración de nuestros productos, proponemos aplicar los principios de la Ley de Paretto (ABC), concentrando nuestra atención en aquellos conceptos que representan el 80% del costo total, y de esta manera enfocarnos en el control de esas principales partidas de costo, y no en toda la extensión de la lista. La técnica de Paretto es simple, luego de calcular el % de cada concepto de costos, agregamos otra columna donde los ordenamos de mayor a menor incidencia (%), luego agregamos otra columna más donde sumamos renglón a renglón los % de acuerdo al orden de la anterior columna; ni bien lleguemos o nos aproximemos, con la suma / acumulación de % de renglón a renglón, al 80% sugerido por esta técnica, cerramos hasta allí el conjunto de conceptos de costos a analizar y controlar en nuestro emprendimiento.

Para explicar lo descripto, proponemos un simple y reducido ejemplo, sobre la producción de una X cantidad dulce de leche durante un determinado período, el cual puede ser mensual, semestral, anual o el que se considere para su análisis, de acuerdo a la característica del negocio y a la posibilidad de relevamiento y registro de datos.

  

CONCEPTOS  DE COSTO	IMPORTE $	% costo sobre el total	% acumulado
Leche	15.000	38%	38%
Sueldos	12.000	30%	68%
Azúcar	6.500	16%	84%
Frascos	4.500	11%	95%
Comisiones	1.200	3%	98%
Fletes	500	1.4%	99.4%
Alquileres varios	150	0.3%	99.7%
Gas y energía	50	0.13%	99.83%
Limpieza	50	0.13%	99.96%
Trámites varios	10	0.04%	100%
TOTAL	39.960

Nota: con fines prácticos, se han redondeado los porcentajes calculados

Siendo leche, sueldos y azúcar los conceptos a focalizar en nuestro control de costos.

6-    Clasificación de costos: TEMA A DESARROLLAR EN NUESTRA PRÓXIMA ENTREGA SOBRE MICROCOSTOS.

Lic. Fabián Cid

Los objetivos de la contabilidad patrimonial

Los estados contables obligatorios tienen como objetivo brindar información al estado y a terceros interesados en la marcha de la organización en cuestión. Estos terceros pueden ser: proveedores, clientes, inversores, empleados, etc. Para ello necesariamente se deben respetar determinadas normativas tendientes a uniformar el modo en que la información contable es presentada, de modo que cada concepto sea considerado de igual manera por cada ente, lo cual va a permitir su comparación.

Como dice Amaro Yardin: “La contabilidad destinada a terceros tendría como objetivo fundamental exponer la información de tal forma que a sus destinatarios no pudieran serles creadas sensaciones de solvencia o prosperidad empresarias superiores a las que realmente tiene el ente emisor de los informes”. Para luego concluir que la contabilidad patrimonial “debe tener como objetivo fundamental  la protección de los intereses de los destinatarios”. Mientras que la contabilidad de gestión “debe tratar de representar, de la mejor manera posible, la verdadera naturaleza de los hechos económicos”.

Estados contables básicos y complementarios

Las normas contables establecen un conjunto de estados contados contables en los cuales se expone de diferente forma la situación del ente emisor a una fecha dada. Existen dos clases de estados: básicos y complementarios, utilizados estos últimos por organizaciones que posean inversiones en sociedades por más del 50% del capital de éstas últimas, debiendo presentar estados consolidados.

Los estados contables básicos son:

·         Estado de situación patrimonial (balance general)

·         Estado de resultados

·         Estado de evolución del patrimonio neto

·         Estado de flujo del efectivo

Los estados contables complementarios son:

·         Estado de situación patrimonial consolidado

·         Estado de resultados consolidado

·         Estado de flujo del efectivo consolidado

Modelo contable

El conjunto de normas vigentes  determina el  modelo contable aplicado. Este modelo se encuentra definido por:

·         La unidad de medida: La unidad de medida es la moneda de curso legal, pudiendo o no considerarse las variaciones en el poder adquisitivo (moneda homogénea o moneda nominal).  

·         El concepto de capital a mantener: Puede considerarse como capital a mantener la inversión en bienes (capital físico) o su equivalente monetario (capital financiero).

·         Los criterios de medición contable: También existen dos posibilidades: emplear valores históricos o valores del presente.

Concepto de costos de acuerdo a las normas contables

El concepto de costos en la contabilidad patrimonial está dirigido a la valuación de las existencias y a la determinación del costo de las mercaderías vendidas.

1.       Bienes adquiridos: Se valuarán a su costo de adquisición (la sumatoria de los costos, variables y fijos, necesarios para su puesta en funcionamiento.

2.       Bienes producidos: Constituidos por los insumos necesarios para su producción y los costos empleados en su conversión. No se deben incluir los costos por ociosidad o por ineficencias.
El costo establecido por las normas vigentes es el denominado costeo por absorción, o costeo completo, que incluye todos los costos necesarios para la producción del bien, sean variables o fijos.

Diferencias entre la contabilidad patrimonial y la contabilidad de gestión

Tanto Amaro Yardin como Jorge Peralta establecen de manera sintética la diferencia entre ambas.

Resumiendo, las diferencias más significativas son:

·         Contabilidad Patrimonial

o   Objetivo: Protección de los intereses de terceros

o   Destinatarios: Externos

o   Sujeta a normas contables

o   Formada por registraciones contables

o   Datos históricos

o   Concepto contable del costo: Costo único

o   Frecuencia: Anual y en algunos casos trimestral o mensual

·         Contabilidad de gestión:

o   Objetivo: Interpretación de la realidad económica

o   Destinatarios: Internos

o   No sujeta a normativas

o   Emplea datos contables y extracontables

o   Datos históricos y proyectados

o   Concepto relativo del costo: Costos diferentes para fines diferentes

o   Mayor frecuencia: Mensual, semanal y hasta diaria

ENCUENTRE MÁS INFORMACIÓN EN

www.mundocostos.com.ar

Cr. Ricardo Warnecke Ariza

Bibliografía:

PERALTA, Jorge Alberto “La Gestión Empresarial y los Costos”, Ed. La Ley, Buenos Aires, 2006

YARDIN, Amaro “El Análisis Marginal”, Ediciones IAPUCO, Buenos Aires, 2009

Microcostos - primera entrega

INFORMACIÓN DE COSTOS PARA LA GESTIÓN DE UN MICROEMPRENDIEMTO

¿Los sistemas de costos son aplicables solamente a las grandes organizaciones?

La respuesta es un rotundo NO.

Basándonos en el texto "Como calcular costos en las microempresas rurales", de M. Silvina Frasnedo, Contadora Pública Nacional, Universidad de Buenos Aires,  presentamos cuales deberían ser los primeros pasos a considerar para determinar el costos de los productos o servicios en un microemprendimiento.

    Para poder calcular cuánto nos cuesta el bien o servicio que vendemos, necesitamos conocer en detalle las tareas o pasos que seguimos para producirlo y ponerlo a la venta.

Elija uno de los bienes o servicios que usted vende, y complete la lista de tareas necesarias para producirlo y venderlo, en la columna de la izquierda de la tabla siguiente. Agregue a la tabla tantas filas como tareas necesite realizar.

TAREAS
1
2
3
4

Para calcular los costos de lo que vendemos, es muy importante separar las cosas que se usan para el consumo familiar, de las que se usan para el negocio.

2-   Los insumos son como los "ingredientes" que usamos para producir un bien o un servicio.

Complete la segunda columna de la tabla con todos los insumos que usa para cada tarea. No olvide anotar las cantidades de cada uno de ellos.

TAREAS	INSUMOS	$
1
2
3
4
Total

Para hacerlo bien, no pueden olvidarse de las cantidades utilizadas de cada insumo.

Se puede dar el caso en que nosotros mismos producimos algunos de los insumos que empleamos, entonces para determinar el precio de esos insumos debemos conocer el precio al que tendríamos que comprarlos si no los tuviésemos, para poder calcular el costo del bien o el servicio.

Complete la última columna de la tabla anterior con los precios de los insumos que utiliza en cada tarea.

No olvide hacer la suma de toda la columna y completar el Total.

3-    Las herramientas son todos aquellos objetos que usamos en la producción de un bien o servicio, pero que pueden ser usados muchas veces.

Los ejemplos más comunes son los tractores, camiones, cocinas, y cualquier otra maquinaria que empleemos.

También son herramientas los martillos, serruchos, azadones, cucharas, baldes, y todo lo que se nos ocurra usar para producir. Pero como su precio suele ser bajo y duran bastante tiempo, los dejamos fuera de los cálculos, para no complicarlos más.

Complete la nueva

TAREAS	HERRAMIENTAS	$
1
2
3
4
Total

¿Cómo determinamos el valor de uso de las herramientas?, por ejemplo la cocina. Piensen cuánto les costó comprarla y cuánto les duraría si la usaran sólo para la elaboración del producto que ofrecen. Si entienden o estiman que en un año más deberían cambiarla, tendrían que estimar entonces cuantas unidades del producto que elaboran obtendrían en un año más si solo se dedicaran a eso.

Entonces, para saber cuánto cuesta la cocina, deben dividir el precio al que la compraron por la cantidad de unidades de producto que podrían producir con ella. Eso indica cuánto se gasta tu cocina cada vez que haces una unidad de producto.

4-    Cuando calcule costos, no olvide que el tiempo de las personas que trabajan en el negocio tiene un precio.

Complete la última tabla con el tiempo que trabajan las personas en cada tarea.

TAREAS	PERSONA	TIEMPO	$
1
2
3
4
Total

Para calcular el valor del trabajo de las personas, dividimos el valor del período por los días que hay en él. Luego, dividimos lo que nos da por la cantidad de horas trabajadas por día. Así obtenemos el valor de cada hora de trabajo.

Para poder calcular los costos, cuando en nuestro negocio trabajan sólo personas de nuestra familia, debemos tomar el valor que le pagaríamos a otra persona por hacer el mismo trabajo.

Si se paga por semana:

VALOR POR SEMANA / DIAS DE LA SEMANA = VALOR DIARIO

VALOR DIARIO / HORAS DIARIAS TRABAJADAS = VALOR DE LA HORA

El cálculo sirve para calcular quincenas y meses. Para las quincenas, se divide por 15 días, y para los meses por 30. Pero debe tener en cuenta descontar los días que la persona toma para su descanso, como los fines de semana.

5-    El costo total del producto está formado por el costo de los insumos, de las herramientas y del trabajo, que se calcularon en tablas separadas.

Complete el siguiente cuadro con los totales que obtuvo en cada una de las tablas anteriores.

Si usted calculó cada tabla para una sola unidad de producto, el total obtenido es el costo de esa unidad. Si usted calculó cada tabla para más de una unidad de producto, debe dividir el total obtenido aquí por la cantidad de unidades que usó para el cálculo. El resultado de esa división es el costo de cada unidad.

TOTAL INSUMOS
TOTAL HERRAMIENTAS
TOTAL TRABAJO (PERSONAS)
Total

ALGUNOS CONSEJOS ÚTILES

• Cuando se ponga a calcular el precio de lo que produce, recuerde armarse de paciencia y trabajar con prolijidad. Eso evitará que se confunda con tantos números.

• Trabaje con otra persona que también conozca todos los pasos del proceso de producción, para que no se olviden de nada importante.

• Conserve las tablas y los cálculos que hace. Le servirán para controlar cómo lo afectan las modificaciones que se produzcan.

• Reflexione sobre las tres tablas que armó. ¿Puede bajar los precios de los insumos? ¿Puede conseguir insumos de mejor calidad por el mismo precio? ¿Cada persona está bien capacitada para la tarea que realiza? ¿Puede aprovechar mejor sus herramientas o compartirlas con otras personas o microempresas, para reducir costos? ¿Existe una mejor forma de organizar el trabajo?

Entendemos que todo microemprendedor está de acuerdo sobre la condición de necesidad crítica de apoyarse en la información de costos para facilitar la gestión que diariamente ejercen, haciendo referencia en que para el caso de las micro o pequeñas unidades productivas es menos complejo, si las comparamos con empresas de gran tamaño, y sabiendo que se pueden desarrollar sistemas de costos aplicables a la microempresa, mediante una breve capacitación que los introduzca en conceptos, principios y técnicas básicas de la disciplina, y con sencillas herramientas informáticas de uso corriente  para procesar, generar y disponer de dicha información.

Lic. Fabián Cid