MICROCOSTOS - segunda entrega

HERRAMIENTAS DE COSTOS PARA LA GESTIÓN DE MICROEMPRESAS

Existen suficientes herramientas de análisis de costos, de aplicación práctica para los micro y pequeños productores de bienes y servicios, de las que se podrían obtener importantes beneficios.

Ese beneficio no solo podría traducirse en términos monetarios, sino en la toma de decisiones que en el corto o mediano plazo permitirán mantenerse en el mercado, aumentar su penetración en el mismo, disminuir sus precios para hacerlos más competitivos, citando algunos a título de ejemplo.

En esta nota y como complemento y/o profundización de análisis de nuestra propuesta expuesta en la primer entrega sobre microcostos, intentamos presentar, a los micoemprendedores, otra de las tantas sencillas herramientas de costos que pueden aplicar para llevar adelante una gestión racional, en este caso se trata de la identificación y clasificación de costos, con la simple tarea previa de anotar sus gastos y analizarlos según las sugerencias detalladas a continuación:

1-    Definir nuestro objeto de costeo. La Teoría General de Costos postula sobre la relatividad del costo a partir de considerar la existencia de diferentes costos para diferentes fines de información de costos a generar, los que por ejemplo podrían ser costos de los productos que elaboramos, costos de una las actividades que desarrollamos (distribuir, vender,  producir, etc.), costos de una máquina o línea de producción, costo de un cliente, costos para la confección de estados contables, etc.  Acorde a este postulado, para comenzar los análisis de costos de nuestro microemprendimiento, es elemental entonces definir cuál será nuestro objeto de costeo. En esta nota trataremos como objeto de costos al producto o productos que elaboramos, con el propósito de generar información que nos facilite tomar decisiones de productos, de mercado, de precios y ofertas especiales, de capacidad de producción o trabajo, de insumos y sus proveedores, entre otras tantas decisiones que a diario deben tomarse en cualquier emprendimiento cualquiera sea su tamaño. También, la información de costos sobre nuestros productos, nos permitirá controlar la gestión de las diferentes tareas y actividades que desarrollamos para obtenerlos y llevar adelante acciones para reducir los costos.

2-    Definir nuestro modelo de costeo. Para tal fin entendemos como modelo a las pautas y formas para considerar a los recursos productivos y para acumular los costos de nuestro objeto de costeo. Existen en la teoría diversos modelos de costos, pero para el caso de los microemprendimientos podemos considerar a los que  manejan información de costos resultantes, es decir que determinan los costos una vez realizadas las tareas, y a los que manejan información de costos predeterminados, es decir que determinan los costos antes de realizar las tareas, basándose en estimaciones surgidas por la experiencia y/o estudios especiales que permiten estandarizar los procesos de producción de bienes o servicios, facilitando los cálculos previos de costos de los recursos necesarios para dicha producción. Consideramos que para los microemprendimientos, nuestra primera aproximación para la estimación de costos, se basa fundamentalmente en la experiencia, donde en una primer etapa se registrarán las diversas erogaciones realizadas para la elaboración y venta de nuestros productos, sean bienes y/o servicios. Una vez consolidada y registrada nuestra experiencia, podríamos trabajar con estimaciones de costos previas a la realización de las tareas de producción, permitiendo esto analizar los desvíos entre los costos estimados y los realmente incurridos.

3-    Elaborar un listado de los conceptos de erogaciones, que se generaron para producir nuestros productos o servicios (objeto de nuestro costeo) en un determinado período, en el cual podamos identificarlos, registrando los importes correspondientes a cada uno. Es probable que los conceptos que integren este listado sean muy numerosos, razón por la cual ahora nos interesa saber qué porcentaje representa cada uno, sobre el total de las erogaciones.

% erogación sobre el total = (Importe $ de la erogación / Total $) X 100

Concepto  de erogación		Importe $	% sobre el total
1
2
3
4
TOTAL

4-    Diferenciar un costo, un gasto y una pérdida. No tener en claro esto podría quitarnos del mercado al incorporar a nuestra estructura de costos conceptos que no son tales, elevando sustancialmente nuestros precios. Identificamos como un costo aquella erogación que volcada al proceso productivo o actividad, genera una expectativa de ser recuperada en el futuro por medio de su venta (o cumplimiento del objetivo propuesto para el caso de organizaciones sin fines de lucro – tema de diferencial tratamiento). Un gasto, por el contrario, no genera esta expectativa ni se identifica con fondos afectados al proceso productivo o actividad. Finalmente, consideramos una pérdida a aquellos conceptos que representan una disminución patrimonial neta, sin posibilidad de recupero.

Concepto de erogación		Importe $	% sobre el total	Identificación COSTO, GASTO o PÉRDIDA
1
2
3
TOTAL

5-    Seleccionar los costos de mayor incidencia en la producción de nuestros bienes o servicios, durante un determinado período. Tal cual mencionamos en el punto 3, es probable que los conceptos que integren este listado de erogaciones consideradas costos sea muy extenso, por más que se hayan segregado todas aquellas erogaciones consideradas gastos y pérdidas. Por lo tanto volvemos a formar la lista, pero esta vez solo con los conceptos de costos, a los cuales incorporamos nuevamente sus correspondientes importes y sus nuevos porcentajes respecto, esta vez, al total de costos del período. Para seleccionar entonces a los de mayor incidencia en el total de costos del período, en la elaboración de nuestros productos, proponemos aplicar los principios de la Ley de Paretto (ABC), concentrando nuestra atención en aquellos conceptos que representan el 80% del costo total, y de esta manera enfocarnos en el control de esas principales partidas de costo, y no en toda la extensión de la lista. La técnica de Paretto es simple, luego de calcular el % de cada concepto de costos, agregamos otra columna donde los ordenamos de mayor a menor incidencia (%), luego agregamos otra columna más donde sumamos renglón a renglón los % de acuerdo al orden de la anterior columna; ni bien lleguemos o nos aproximemos, con la suma / acumulación de % de renglón a renglón, al 80% sugerido por esta técnica, cerramos hasta allí el conjunto de conceptos de costos a analizar y controlar en nuestro emprendimiento.

Para explicar lo descripto, proponemos un simple y reducido ejemplo, sobre la producción de una X cantidad dulce de leche durante un determinado período, el cual puede ser mensual, semestral, anual o el que se considere para su análisis, de acuerdo a la característica del negocio y a la posibilidad de relevamiento y registro de datos.

  

CONCEPTOS  DE COSTO	IMPORTE $	% costo sobre el total	% acumulado
Leche	15.000	38%	38%
Sueldos	12.000	30%	68%
Azúcar	6.500	16%	84%
Frascos	4.500	11%	95%
Comisiones	1.200	3%	98%
Fletes	500	1.4%	99.4%
Alquileres varios	150	0.3%	99.7%
Gas y energía	50	0.13%	99.83%
Limpieza	50	0.13%	99.96%
Trámites varios	10	0.04%	100%
TOTAL	39.960

Nota: con fines prácticos, se han redondeado los porcentajes calculados

Siendo leche, sueldos y azúcar los conceptos a focalizar en nuestro control de costos.

6-    Clasificación de costos: TEMA A DESARROLLAR EN NUESTRA PRÓXIMA ENTREGA SOBRE MICROCOSTOS.

Lic. Fabián Cid