El empresario, el directivo, el gerente o los mandos medios basan
su trabajo en administrar la empresa
o unidad organizativa bajo su responsabilidad. Para ello, premeditada o
intuitivamente, llevan adelante los procesos propios de la administración.
Estos procesos fueron estudiados desde los comienzos de la
administración como disciplina científica y técnica; llamados procesos
administrativos y presentados, entre otros, por Henri Fayol como las funciones
de prevención, organización, comando, coordinación y control; o por las
escuelas clásicas y neoclásicas de la administración en las funciones de
planeación, organización, dirección y control.
Con el correr de los tiempos la disciplina administrativa
fue evolucionando y adaptando sus principios y enfoques según los escenarios de
la época. En la actualidad varias son las propuestas que clasifican a los
procesos de la administración, pero a nuestro entender la más representativa y
didáctica es la presentada por la Profesora Graciela A. Núñez de la FCCEE de la
UBA, describiendo como procesos administrativos a los de decisión, planeación, gestión, comunicación y control, en el libro
¿Qué es Administración? – de Ediciones Macchi (2004).
Pasaremos ahora a describir sintéticamente en que consisten
estos procesos, que todo empresario y/o directivo pyme ejerce diariamente, haciendo
hincapié en la importancia de la información de costos en cada uno.
Proceso de Comunicación
Es el fenómeno a través del cual se posibilita la
transmisión de información entre un emisor y un receptor, para que este luego
la traduzca en nueva información para generar acciones. Permite capacitar,
interactuar, interrelacionar, desarrollar comportamientos, supervisar, tomar
decisiones, etc. Mantiene unidas a las diferentes partes de una organización y
a la misma con su ambiente externo.
Siendo los costos en esencia información, es en este proceso
administrativo donde se genera (emite) la información de costos, para ser de
circulación corriente en los sistemas de comunicación de las empresas, y materia
prima imprescindible (como veremos más adelante) para que los receptores puedan
desarrollar los procesos de decisión (tomar decisiones), planeación
(interrelacionar, interactuar) y control (supervisar), los cuales a su vez
impactarán en la calidad de la gestión lograda.
Es tarea entonces del analista de costos resolver la
problemática particular, diseñando sistemas de costos acordes a la
configuración productiva de cada pyme, para generar información lo
suficientemente analítica, oportuna y concisa, la cual deberá ser seleccionada
adecuadamente para cada receptor o usuario de la misma.
En cuanto el “costo de la información de costos”, en el caso
de las pymes ya no es un impedimento. Existen en el mercado software y
herramientas informáticas de todo tipo que hacen de la información de costos un recurso muy accesible. Lo que antes se
consideraba de aplicación exclusiva en
las grandes empresas hoy está al alcance de cualquier pyme.
Proceso de Decisión
La decisión es el proceso por el cual se opta por una
alternativa, entre un conjunto de ellas.
El empresario y/o directivo de una pyme, o de cualquier tipo
de organización sea del tamaño que sea, antes de hacer (proceso de gestión)
debe decidir.
Si bien la intuición se puede considerar, sin lugar a dudas,
como el factor motor de la fuerza emprendedora, en los escenarios actuales de
inestabilidad y complejidad económica y de mercados, las decisiones no pueden
basarse solo en ella. Es imprescindible apoyarse en información que permita ser
analizada del tal forma que se pueda evaluar el impacto de las alternativas
seleccionadas y de esa forma garantizar la calidad de las decisiones que a
diario deben tomarse en los distintos niveles jerárquicos de una empresa.
Se puede decir que el empresario debe analizar al menos tres
cuestiones básicas antes de seleccionar alguna de las alternativas de decisión;
estas son:
Ø
La
realización de un estudio de mercado o comportamiento de la demanda
Ø
El
estudio de la factibilidad técnica o tecnológica, es decir la posibilidad
operativa de llevar adelante dicha decisión
Ø
El
análisis de los costos, es decir el impacto de esa decisión en la economía o
estructura de costos de la empresa
Como se ve, la información de costos ocupa un papel central
en el proceso decisorio, transformándose en un factor crítico de éxito.
Se puede hablar mucho sobre el proceso de decisión, aunque
no es el objetivo de la presente nota, pero al menos daremos una breve reseña
sobre la gran influencia que la
información de costos y su análisis tiene en este proceso administrativo,
para los diferentes aspectos sobre los cuales hay que decidir en la gestión empresarial.
Algunos ejemplos que podemos mencionar, sobre los tantos que se dan en el
quehacer diario de las empresas, son:
Ø
Decisiones
de precios: Conocer con la apertura suficiente los elementos y factores de
influencia que conforman los costos de los diferentes bienes y/o servicios que
presta la empresa, los costos por clientes, por zonas geográficas, etc., es
calve para definir la política de precios y estrategia comercial
(bonificaciones, descuentos especiales, financiación, etc.)
Ø
Decisiones
de producto: La información de costos es de vital importancia para poder
decidir sobre la continuidad o discontinuidad de productos o líneas de
productos, sobre la mezcla óptima de productos a fabricar, lanzamiento de
nuevos productos, o por ejemplo sobre la diferenciación de los productos de la
empresa en el mercado (diferenciación por precios bajos o por alta calidad,
producto masivo o concentración por segmentos específicos del mercado). Tambien
se puede mencionar como caso ejemplo de toma decisiones con información de costos,
los análisis para evaluar si conviene la venta en bruto (producto
semielaborado) o la venta con fabricación final (producto terminado).
Ø
Decisiones
de procesos: Por ejemplo para evaluar decisiones de tercerización de procesos,
ya sea de conversión o manufactura,
administrativos o logísticos, mediante modelos que facilitan el análisis sobre
la conveniencia de fabricar o comprar. Otros ejemplos de decisiones sobre
procesos serían los análisis de costos para la selección de equipos o máquinas
semejantes para la fabricación de un mismo producto, o para la selección de
canales de distribución analizando los costos por venta masiva o al detalle.
Ø
Decisiones
de inventarios: Decidir sobre la cantidad y variedad de materias primas e
insumos, productos semielaborados (en procesos de fabricación parcial) y
productos terminados a mantener en stock, implica conocer, además de los costos
de las materias primas y de los productos en sus diferentes grados de
avance, también los costos logísticos de
tenencia, determinados por los costos de financiación, las tasas de interés y
de inflación, los costos de almacenamiento, los costos sobre riesgos de
obsolescencia, sobre riesgos de deterioro, de manipulación, etc.
Ø
Decisiones
de fuerza de trabajo: Con el análisis de la información de costos puede
evaluarse la estructura y comportamiento de los costos de mano de obra para
tomar decisiones sobre cuestiones de reducción o ampliación de plantillas de
personal, calificación profesional, políticas de capacitación, sistemas de
remuneración por incentivos, etc.
Ø
Decisiones
de calidad: Para asumir decisiones sobre cuestiones de calidad, se torna
también imprescindible contar con información de costos lo suficientemente
amplia como para permitir evaluar que tipos de acciones de prevención se pueden
implementar para evitar fallas en insumos y productos durante los procesos de conversión
(costos de evaluación de proveedores, de desarrollo de muestras o pruebas
funcionales de los productos a elaborar, entre otros), y/o sobre la
implementación de acciones de inspección (costos de ensayos de laboratorio, de
personal para la inspección de calidad en los productos o servicios, servicios
de inspección de post-venta, etc.), todo esto comparado con los costos en los
que se incurre o incurriría por la aparición de fallas internas (rechazos de
calidad durante los procesos operativos o de conversión en la empresa) y/o por
fallas externas (rechazos, reclamos y/u observaciones realizadas por los
clientes)
Ø
Decisiones
de capacidad: La información de costos es de vital importancia por ejemplo para
decidir sobre proyectos de inversión, o sobre la ampliación, reducción o
mantenimiento de la capacidad operativa, analizando en detalle el impacto sobre
los costos fijos de estructura y de operación, los niveles de actividad o
montos de venta necesarios para alcanzar el punto de equilibrio económico y
financiero.
Es decir, para la toma de decisiones que a diario realizan
los diferentes niveles jerárquicos de la empresa, las cuales podemos
rapidamente clasificar en decisiones estratégicas o de nivel directivo (por
ejemplo proyectos de inversión), decisiones tácticas o de nivel gerencial o
mandos medios (por ejemplo selección de equipos o canales de distribución), la información de costos es un recurso
clave o condición necesaria para garantizar la calidad de la decisiones.
Proceso de Planeamiento
Este proceso comprende la
integración de la toma de decisiones que se adoptan en los diferentes niveles
de la organización. Implica pensar por anticipado las acciones a desarrollar
para satisfacer los objetivos fijados.
El planeamiento es una
herramienta eficaz para la conducción, además permite practicar controles que
indican si la gestión se realiza según lo planificado o requiere de medidas
correctivas.
Varias son las propuestas para
clasificar los diferentes tipos de planeamiento que se practican en las
empresas. Adoptaremos la propuesta del Profesor Solana de la FCCEE de la UBA;
Ø
Planeamiento estructural o de largo plazo: Orienta o ayuda a
gobernar la vida de la organización a través de los años. Formula objetivos
finales, prospectiva (análisis de escenarios futuros), auditorias de posición,
formulación de estrategias.
Ø
Planeamiento de gestión: Es en este tipo de planeamiento
donde la información de costos juega
un rol clave mediante la elaboración del presupuesto, donde básicamente se
resume toda la actividad de la empresa a través de un modelo valorizado de toda
su gestión.
Ø
Planeamiento operativo: Son los programas donde se
especifica minuciosa y detalladamente los planes.
Como ya dijimos, en este proceso
administrativo también la información de
costos se transforma en un recurso calve para poder analizar las variables
trascendentes de la empresa, como proyección de costos de mano de obra, materia
prima y carga fabril, de acuerdo a los planes de venta y producción, bajo
escenarios de estabilidad o incremento de precios, inflación y fluctuaciones
económicas, estructura de activos, estructura económico-financiera,
financiamiento, solvencia, rentabilidad, entre otros aspectos.
Proceso de Control
Es la comparación entre lo actuado
y aquello que está previsto, identificando desvíos para revisar decisiones y
planes, o corregir la acción.
La
información de costos nutre al proceso de control en cualquier etapa, nivel o
herramienta para desarrollarlo.
En una organización se identifican
tres niveles de control, donde se aplican herramientas específicas que permiten
medir el desempeño, es decir verificar si el rendimiento concuerda con los
estándares
Ø
Control posicional: Coteja los planes estratégicos definidos
para implementar el posicionamiento de la empresa en su entorno, respecto de la
actuación en la realidad.
Ø
Control de gestión: Verifica la acción esperada y el
planeamiento de gestión operativo de largo y mediano plazos. Evalúa
estructuralmente el comportamiento de cada área de actividad
Ø
Control operativo: Se centra en la comparación de lo
previsto con lo real de las decisiones programadas y el planeamiento de gestión
operativo de corto plazo. Requiere un sistema que permita la regulación casi
automática.
La
información de costos tiene presencia preponderante como recurso para desarrollar
el control de gestión y el control operativo., a través de herramientas de
control como:
§
Control presupuestario: Herramienta utilizada en el control
de gestión. Consiste en la confrontación de los valores presupuestados con los
valores reales. Se efectúa según la naturaleza de lo medido, por ejemplo
variaciones de costos, de volumen de actividad, de insumos, etc. Los datos
reales generalmente son obtenidos de la contabilidad, donde deberá concebirse
un plan de cuentas que no solo satisfaga las necesidades de registración para
los estados contables obligatorios, sino que también sea una base adecuada para
utilizar los datos en la aplicación del control; no obstante se utilizan otras fuentes de
información.
§
Auditoria de gestión: También forma parte del control de
gestión. Trata sobre la verificación del cumplimiento de las metas y objetivos
fijados. Está orientada también a evaluar la asignación de los recursos –
humanos, tecnológicos, financieros y materiales – para el adecuado desarrollo
de la gestión empresarial. Las auditorias de gestión pueden concretarse en
herramientas como los tableros de comando para evaluar la gestión de áreas
funcionales o la gestión integral de la empresa, o el cuadro de mando integral
para evaluar el funcionamiento de la estrategia organizacional.
§
Análisis del punto de equilibrio: De utilización en el
control operativo. Muestra las relaciones entre ventas, costos variables
(materia prima, energía – según el caso) y costos fijos (plantas, edificios,
equipos, etc.) Sirve para conocer las utilidades o las pérdidas que darían los
distintos niveles de producción o actividad, ayudan a interpretar y corregir
las causas de la mala utilización de las instalaciones, o la inadecuada
composición de los costos variables, afectando la eficiencia de la producción.
§
Tablero de control operativo: De utilización en el control
operativo. Compara datos reales versus metas fijadas con antelación. Además de
contener información de costos, también se utilizan indicadores de gestión
operativa que miden la eficacia (cumplimiento de objetivos, por ejemplo de
producción, calidad, desperdicio, etc.), economía (variación de costos,
productividad, rendimiento, utilización, rotación de inventarios, etc.) y
eficiencia como producto de la eficacia y la economía obtenida en el uso de los
recursos. En todos los casos, estos indicadores ayudan a mostrar o explicar las
causas de costos y resultados.
Proceso de Gestión
El proceso de gestión produce los
acontecimientos, acciones, decisiones, operaciones en el mundo real, transforma
objetivos en resultados.
Forman parte, a su vez, de este
proceso de gestión, los procesos de organización, motivación y conducción..
Ø
Proceso de organización: Mediante la definición de la
estructura organizativa, observando la distribución de los niveles jerárquicos
que determinan la dimensión vertical o piramidal y el agrupamiento de los
distintos tipos de trabajo y responsabilidades, como así también el diseño de
métodos y procedimientos de trabajo.
Ø
Proceso de conducción: Apoyado en las cualidades de
liderazgo de los cuadros de mando de la empresa
Ø
Proceso de motivación: Muy ligado también a las cualidades
de liderazgo, apoya su accionar en crear las condiciones que favorezcan al
clima laboral. Algunas herramientas usuales son los sistemas de remuneraciones
por incentivos, beneficios sociales, planes de capacitación, etc., conducentes
a lograr cohesión y sentido de pertenencia del personal a la organización,
redundando esto en aumentos de la productividad y aseguramiento en el cumplimiento
de la visión, la misión y la estrategia de la empresa.
En definitiva, podemos decir que
la gestión se relaciona con “el hacer” o con “el como hacer” para alcanzar los
objetivos trazados. Es de durante el proceso de gestión donde se manifiesta el
resultado del buen manejo de la
información de costos en los procesos de comunicación, decisión,
planeamiento y control, facilitando al empresario y su equipo directivo llevar
adelante una gestión racional, es decir lograr que se organicen las actividades
de la empresa de tal forma que aumente el rendimiento o aprovechamiento de los
recursos, y de esta forma alcanzar los niveles de rentabilidad deseados.
Conclusión
Toda empresa es
creada para alcanzar los niveles deseados rentabilidad y la satisfacción de sus
clientes, pero esto debe hacerlo en mercados cada vez más competitivos y
exigentes en calidad y precios. Uno de los factores claves, para lograr ambos
objetivos en estos escenarios, es la optimización de costos, y para esto es
necesario una correcta medición que permita conocer en detalle sus componentes,
las causas que los determinen y donde focalizar y controlar su reducción o
nivel adecuado.
La información de costos emitida,
generada, producida y recibida mediante el proceso de comunicación, utilizada
como recurso clave para el desenvolvimiento de los procesos de decisión,
planeamiento y control, muestra sus resultados en el proceso de gestión,
facilitando el logro de una gestión racional, demostrando su condición de
recurso básico, estratégico y de uso corriente
para el empresario y su equipo gerencial y de mandos medios.
Si bien consideramos que todo
empresario, gerente y profesional de pymes están de acuerdo con lo expuesto, es
decir sobre la condición de necesidad crítica de apoyarse en la información de
costos para facilitar la gestión que diariamente ejercen, haciendo referencia
nuevamente que para el caso de las pymes es menos complejo (comparado con empresas de gran tamaño) el desarrollo de
sistemas de costos, y que hoy en día es muy accesible adquirir el soporte
tecnológico (tecnología informática) para procesarla y trasmitirla, la consulta
entonces es:
SR. EMPRESARIO PYME, ¿DISPONE Y
TRABAJA, EN SU GESTIÓN DIARIA, CON BUENA INFORMACIÓN DE COSTOS?
