domingo, 30 de marzo de 2014

La importancia de la gestión de costos en las pymes

Una vez más, subimos a nuestro blog, comentarios y  notas de profesionales, de diversas disciplinas y aéreas del conocimiento, que destacan la importancia y necesidad de contar con sistemas de costos que generen información para facilitar la toma de decisiones y el control de la gestión en las pequeñas y medianas empresas.
A continuación, publicamos una nota de Silvina Talamoni, Asesora en el Programa de Mejora de  la Productividad, Instituto Nacional de Tecnología Industrial-Córdoba, publicada el 15/08/2012, en el diario La Voz del Interior, de la provincia de Córdoba

“En estos tiempos se pronuncian a menudo las palabras “innovación”, “tecnología” y “competitividad”, pero poco se trabaja en las empresas para aumentar la productividad y reducir costos.

El problema se agrava especialmente en las pequeñas y medianas empresas (Pyme), cuando el dueño afirma: “Para aumentar la productividad, nosotros compramos una máquina más nueva”.
Lograr un cambio en esta filosofía de gestión es nuestro mayor desafío como asesores en mejora de la productividad.
En general, las épocas de crisis o los problemas financieros de una firma crean la necesidad de enfocarse en los costos.
El principal desafío de las Pyme es comenzar a generar información de costos, ya que los datos que proporciona la contabilidad tradicional no son útiles para la toma de decisiones.
La implementación de un modelo de costeo razonable y adecuado puede evitar tomar decisiones equivocadas, en la medida que proporciona información confiable, objetiva y oportuna para la dirección. Se puede aplicar en cualquier tipo de empresa, independientemente de su rubro, volumen de facturación o cantidad de empleados.
La mayoría de los empresarios de Pyme determinan el costo de su producto para tener una base de fijación (o negociación) del precio de venta y, además, calculan los resultados de su negocio como diferencia entre sus ingresos y costos totales.
Sin embargo, un buen sistema de costeo es mucho más que esto: es una poderosa herramienta de planificación, control y gestión que permite identificar las verdaderas causas por las cuales la empresa incurre en mayores costes.
Si una firma conoce a fondo su estructura de costos, puede estimarlos y controlarlos. Sólo conociendo los motivos por los cuales los costos aumentan, es posible aplicar acciones correctivas tendientes a optimizarlos.
En las Pyme argentinas, alrededor del 30 por ciento de los costos están “ocultos”: se generan por los excesos de stocks , la existencia de fallas internas que provocan reprocesos, la falta de compromiso del grupo humano, la ausencia de mantenimiento preventivo, la presencia de tiempos muertos en el traslado y manipulación de materiales; en general, por todas las actividades en la empresa que no agregan valor.
La falta de segregación de estos costos de capacidad ociosa conduce a una sobreestimación del costo de producción. Es decir, al final los consumidores pagamos las ineficiencias.
Lamentablemente, hoy los industriales dedican más tiempo a aumentar su producción que a analizar los costos, cuando una mejora en la productividad permitiría fabricar más y disminuir costos en simultáneo.
Es frecuente encontrar errores técnicos o conceptuales en los informes de costos: clasificaciones mal realizadas, información duplicada, proyecciones simplistas o irreales, entre otros.
Por ello, es fundamental un buen diseño del método de costeo que se utilizará, realizado por un profesional especializado. En las Pyme, pueden aplicarse sistemas extracontables, prescindiendo de grandes inversiones en software de gestión.
Mediante el análisis de modelos sencillos, los mismos usuarios de la información pueden generar ideas para reducir sus costos.
En este sentido, los programas de asistencia en mejora de la productividad son de gran utilidad, porque contribuyen a crear una cultura de administración de costos en la compañía.”





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lunes, 24 de marzo de 2014

COSTOS Y GESTIÓN LOGÍSTICA - 2DA.NOTA


Comentario sobre gestión eficiente de la logística
Una gestión es eficiente cuando se alcanzan los objetivos deseados a un nivel de costos adecuado. Es decir prestar servicios o producir y distribuir productos de calidad, en tiempo y forma, de acuerdo a los requerimientos del cliente; pero a la vez manteniendo niveles de costos que permitan, a la organización, alcanzar rentabilidad y/o sustentabilidad.
En Logística, muchas veces, se cae en enfoques extremos, por un lado una búsqueda desenfrenada por ser eficaces, descuidando el impacto en la economía de la empresa u organización, y por otro lado la obsesión por reducir o no incrementar los costos, descuidando la calidad del servicio.
El desafío  de  una gestión eficiente pasa entonces por buscar el equilibrio, óptimo o más satisfactorio, entre eficacia y economía
Un buen sistema de costos e indicadores de gestión, que genere información en detalle para cada área de actividad, proceso o responsabilidad, facilitaría la toma de decisiones que permitan enfocarse por el camino correcto, perdiendo el temor a los resultados extremos  mencionados.
Por ejemplo, al contar con información de costos y gestión analítica, la gestión logística sería vista al fin, no como un mero centro de costos sino como una verdadera fuente generadora de valor
ENFOQUE INCORRECTO
ENFOQUE CORRECTO
"El Gerente de Logística está solicitando dos operarios y una grúa horquilla más. ¡Seguimos aumentando los costos!"
"Para superar a la competencia, aumentaremos el servicio a los clientes, así que necesitamos más recursos"
"La Logística no vende, así que es un mero centro de costos"
"En nuestra industria, la calidad de productos y el precio están dados, así que la única forma de competir es mediante el servicio"
"Lo mejor que puede hacer el Gerente de Logística es reducir sus costos"
"Lo mejor que puede hacer el Gerente de Logística es aumentar el servicio, manteniendo constante sus costos"
"Los costos de transporte subieron 7%"
"Los costos de transporte subieron, pero los costos logísticos totales bajaron 15%"
"Este Operador Logístico es muy caro"
"Este Operador Logístico me entrega un servicio que, si yo tuviera que hacerlo, mi costo logístico total sería mayor"
"Los clientes no pagan por la Logística"
"Los clientes pagan por el valor. La Logística agrega valor".

Ahora, bien como dimos a entender, una las funciones del departamento de Logística, es mantener el equilibrio entre el servicio prestado y los costos soportados para dar ese servicio.
Para un análisis exhaustivo de costes logísticos debemos de tener en cuenta que son interdependientes: al disminuir  la importancia de unos se puede estar aumentando la de otros, lo importante es optimizar el costo total.
De esta manera diferenciamos la siguiente tipología de costos logísticos:

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Costos del pedido: en los que se incurre al realizar las órdenes de compra para operaciones de reaprovisionamiento de mercaderías en el almacén. Pudiendo ser del personal destinado a realizar estas gestiones, su costo se compone de salario, seguridad social y resto de gastos de personal adheridos, o bien gastos generales, como pueden ser el uso del sistema informático y electricidad.
<![if !supportLists]>·         <![endif]>Costo del espacio: es el costo derivado de la utilización del lugar donde se almacenan las mercaderías, pudiendo ser un almacén propio o alquilado. Este costo incluye bien el alquiler o financiación del metro cuadrado, reparaciones y mantenimiento, seguros e impuestos. Para determinar este costo influirán también factores como: las dimensiones de las mercaderías almacenadas, número de referencias estocadas, la caducidad de las existencias (si corresponde, teniendo especial atención a su rotación), el precio medio de la mercadería y el tipo de embalaje utilizado para la misma.
<![if !supportLists]>·         <![endif]>Costo de las instalaciones: el objetivo del almacén es maximizar la capacidad de almacenamiento y manejo de mercaderías, para ello se deberán realizar un conjunto de inversiones apropiadas para las instalaciones: muelles de carga-descarga, estanterías, almacenes rotativos o mecanizados…
<![if !supportLists]>·         <![endif]>Costos de manipulación: se generan al utilizar medios humanos y técnicos para manipular las mercaderías en el almacén: carretillas elevadoras, máquinas de ensamblado y etiquetado…
<![if !supportLists]>·         <![endif]>Costos de tenencia de stock: la empresa sólo por el hecho de tener las existencias en sus almacenes incurre en costos. La inversión empleada en la adquisición o fabricación de mercaderías pasa a ser inmovilizado. Si este capital inmovilizado estuviera libre, podríamos especular con él, por lo tanto estamos incurriendo en el costo de oportunidad.
<![if !supportLists]>·         <![endif]>Costo de administración: como labores relacionadas con la creación de etiquetado para su ubicación, control de calidad en las expediciones, facturación, procesos de devoluciones, control de inventarios (recuentos).
<![if !supportLists]>·         <![endif]>Costos de transporte: en ciertos casos es el costo más importante dentro de la tipología de costos logísticos, el derivado de los medios de transporte para mover las mercaderías. Se diferencian dos tipos: el costo generado en el transporte de la mercadería desde el proveedor hasta el almacén y el transporte desde los almacenes del producto terminado, bien al cliente final o hasta distintos centros de distribución del producto final.
<![if !supportLists]>·         <![endif]>Costos ocultos: las existencias que componen el inventario pueden sufrir pérdidas de valor, derivadas de la rotura de stock, deterioros por una incorrecta manipulación o bien obsolescencia de las mercaderías.
<![if !supportLists]>·         <![endif]>Costos generales: es necesario considerar como costo logístico la parte proporcional de los costos generales de la empresa como vigilancia, energía o limpieza entre otros. Este costo se puede calcular por una imputación directa, si la empresa externa nos origina ese servicio, o por una imputación indirecta aplicando un coeficiente para determinar el costo de los recursos consumidos.
<![if !supportLists]>·         <![endif]>Costos derivados del sistema de información: este sistema de información es interactivo, y su costo será mayor o menor en función de la complejidad del entorno, las actividades que la empresa controla y el tipo de tecnología utilizada.

En una próxima nota, expondremos sobre determinación de los factores críticos de éxito en la  gestión logística, definición de objetivos y de sus indicadores calves de gestión.

Lic. Fabián Cid





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