Implementación de un sistema de costos

Ante la necesidad de Implementar un sistema de Costos y Control de Gestión en una Pyme (cumpliendo con el supuesto de que los productos, procesos productivos y canales de ventas y distribución son preexistentes, por lo tanto no nos encontramos en el set-up inicial de ninguno de los procesos) proponemos seguir los siguientes pasos:

1- En primera instancia es de suma importancia conocer el negocio (características del producto y/o servicio, procesos de producción y/o prestación, conocer mercado en donde opera incluidos los canales de venta y distribución).

2- Relevar los circuitos de información existentes: con qué información se cuenta actualmente, quiénes la producen, quiénes son sus destinatarios, si se calculan costos, existencia de presupuestos, etc.

3-  Confeccionar el mapa de los principales procesos que insumen recursos y en donde se vea la vinculación de las actividades entre sí, con los objetivos finales de la organización y con los factores consumidos.

4-  Una vez obtenido el mapa con los distintos procesos podremos valorizar cada uno de los recursos a fin de poder obtener los costos de los procesos productivos intermedios hasta llegar a obtener el costo de producción por unidad de fabricación.
De esta manera observaremos cómo contribuye económicamente cada proceso sobre el costo total de producción y por ultimo ver el costo valorizado de   producción de cada producto.

Es importante observar la relación entre los costos y los volúmenes de producción. Aquellos que varíen en forma aproximadamente proporcional a dichos volúmenes, serán costos variables, mientras que los que permanezcan sin cambios serán fijos. Esto es importante para la realización de análisis de punto de equilibrio.

Asimismo el mapa permitirá identificar aquellas actividades no agreguen valor a los productos o servicios de la empresa. Estas actividades deberán ser eliminadas o bien reconvertidas.

5-      Una vez finalizado el trabajo mencionado estamos en condiciones de obtener además de herramientas para la gestión y monitoreo del sector seleccionado, los distintos costos de los productos o servicios que ofrece la empresa, como ser costos de producción, comerciales, financieros, de almacenaje, distribución, etc.

6-      Definir un tablero de comando o de control de gestión, determinando las variables críticas que será necesario obtener para su confección.

7-      Elaboración del sistema presupuestario: presupuesto de ventas, compras, RRHH, otros costos.

8-      Elaboración de normas relacionadas con la producción de información, plan de cuentas, manual de costos, etc.

9-      Teniendo en cuenta distintas variables de cada empresa Pyme como pueden ser el volumen de operaciones, cantidad de productos ofrecidos, cantidad de clientes, cantidad de operaciones de venta, complejidad del proceso productivo etc. deberíamos recomendar el sistema informático apropiado a fin de poder disponer de la información mencionada precedentemente en el menor tiempo posible a fin de lograr una optimización en la utilización de la información de Costos y Gestión.

Cr. Mariano Loureiro

Lic. Sebastián Arcucci

ENCUENTRE MÁS INFORMACIÓN EN

www.mundocostos.com.ar

Cuaderno mundocostos - Introducción al Análisis de Costos

Los factores del costo. I - Materias primas

Los factores del costo son aquellos recursos que la empresa adquiere en el  mercado para su uso en el proceso productivo.

Tradicionalmente se los ha agrupado en tres grandes categorías: materiales o materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación. De acuerdo al tipo de recurso se los podría agrupar en: bienes materiales de consumo inmediato, bienes materiales de consumo diferido, recursos humanos, servicios o capital financiero.

La materia prima, formada básicamente por bienes de consumo inmediato, es uno de los componentes fundamentales del costo de la empresa, y puede pasar a formar parte del producto final (con o sin transformación durante el proceso productivo) o no. La gestión de materias primas implica una serie de operaciones englobadas dentro de lo que se conoce como “logística de abastecimiento”. Esta abarca las funciones de compras, transporte y almacenamiento de materias primas.

La función de compras comprende las tareas de selección de proveedores, negociación y emisión de órdenes de compra. La gestión de compras se basa en el presupuesto de producción, que determina las unidades a producir durante un período determinado. En función de esta estimación se planifican los requerimientos de materiales necesarios. Es importante destacar que no sólo el precio es lo que determina la selección de proveedores, sino (y fundamentalmente) la calidad de los insumos adquiridos.

La administración de los inventarios de materiales es crítica para el funcionamiento de la empresa, dado que implica una inmovilización de capital, con el consiguiente costo de oportunidad. Por ello esta inmovilización debe reducirse al mínimo posible. Conceptos como lote óptimo, rotación de stocks y stock de seguridad están asociados a la gestión de inventarios.

La valuación de la materia prima puede realizarse de diferentes maneras, a saber:

·        PEPS (o FIFO), primero entrado primero salido: la valuación se realiza a los costos de las existencias más antiguas. Una vez que éstas se agotan se pasa a los costos de la siguiente. De esta forma los costos de los productos terminados tenderán a estar subvaluados con respecto a los precios actuales.

·        UEPS (o LIFO), último entrado primero salido: en forma inversa al método anterior, el costo de la materia prima emplea los valores de las últimas partidas, continuando con las inmediatamente anteriores.

·        PPP, precio promedio ponderado: este método calcula el costo del inventario promediando los precios de adquisición de cada artículo. Con cada nueva compra se recalcula el precio del stock. Es un método ampliamente utilizado por su sencillez.

·        Costo de reposición: Los materiales se valúan a su valor de recompra. La diferencia de valor entre este precio y el original, provoca un reultado “por tenencia”. Es el empleado por las normas profesionales vigentes en la Argentina.


Cr. Ricardo Warnecke Ariza

El tipo de actividad y el modelo de costeo

Un aspecto fundamental a la hora de determinar el modelo de costeo a aplicar, es la característica que presenta la actividad productiva. Aquí vamos a examinarla desde dos puntos de vista: la posibilidad o no de identificación de lotes de producción y la integración o desintegración de materiales durante el proceso productivo.

1.      De acuerdo a la identificación de productos

a.      Costeo por órdenes: Existen actividades en las cuales es posible identificar específicamente solicitudes efectuadas por clientes. En estos casos, la demanda suele anticiparse a la oferta, y, en el caso de industrias, generalmente no se almacenan productos terminados. El objetivo de costos es el lote u orden.

b.      Costeo por procesos: En otros casos la producción se realiza en forma repetitiva, no distinguiéndose lotes de producción. Generalmente hay almacenamiento de productos terminados y la oferta se anticipa a la demanda. Los costos se acumulan en centros de costos y posteriormente son asignados a los productos.

2.      De acuerdo a la obtención de productos al final del proceso

a.      Procesos de desintegración (producción conjunta): Encontramos actividades en las cuales partiendo de una única materia prima se obtiene más de un producto final sin posibilidad de elegir producir alguno de ellos en particular Es el caso típico de la industria frigorífica.

b.      Procesos de integración: En la mayoría de las industrias, en cambio, es necesario integrar diversos materiales para obtener el producto final.

Como comentario final, hay que decir que es posible que haya casos en los que se combinen costos por órdenes y costos por procesos. Un ejemplo de esto son los hospitales, en los cuales se producen un sinnúmero de servicios en forma repetitiva y continua (estudios de laboratorio, placas de radiología, etc.), los cuales requieren la acumulación de costos en centros de costos específicos, obteniéndose costos unitarios periódicos. Sin embargo, todas estas prestaciones médicas se efectúan con el objetivo de restablecer la salud de los pacientes, quienes demandan diferentes soluciones en cada caso. Esto implica que cada paciente puede ser considerado como una  “orden” de producción específica, conformada por una cantidad de actos médicos puntuales.


Cr. Ricardo Warnecke Ariza