A continuación, un capítulo de la tesis:
Strategy for minimizing logistics costs: a pilot enterprise applications
Natalia Guerrero González
Ingeniera Industrial
Universidad Nacional de Colombia - Facultad de Administración - Manizales, Colombia 2012
Tesis presentada como requisito parcial para optar al título de: Magister en Administración
Los generadores de costos logísticos y su participación en los estados financieros
Uno de los objetivos fundamentales en la administración de las organizaciones, es suministrar la información real de todas las operaciones financieras realizadas en un período de tiempo definido, que permita a los gerentes y administradores establecer estrategias de control y optimizar el proceso de dirección. Es por esto que se cuenta con herramientas que representan la situación financiera y económica de la organización, llamado estado financiero, definido como la representación de la situación de una empresa y los resultados obtenidos como consecuencia de las transacciones mercantiles efectuadas en cada ejercicio fiscal (Vivas P., 2005).
Como apoyo en su función administrativa, los directivos se basan fundamentalmente en dos estados financieros (Montes, 2006). El primero de ellos es el balance general, documento contable que permite a partir de sus datos determinar la liquidez, solvencia y rentabilidad de la organización. Está conformado por las cuentas que miden la situación financiera de la organización, siendo ellos el activo, pasivo y patrimonio en su relación:
ACTIVO= PASIVO + PATRIMONIO
Según la normatividad internacional, un activo se define como un recurso controlado por la empresa como resultado de eventos pasados y cuyos beneficios económicos futuros se espera que fluyan a la empresa. Por su parte, el pasivo representa una obligación presente de la empresa derivada de eventos pasados, el pago de la cual se espera que resulte de egresos de recursos que implican beneficios económicos. Y finalmente, el patrimonio es el interés residual en los activos de la empresa, luego de deducir todos sus pasivos (Montes, 2006).
El segundo de ellos es el estado de resultados, definido como un cuadro numérico que muestra los ingresos y gastos, además de la ganancia (o pérdida) resultante del ejercicio. En otras palabras, expresa cuánto se gastó, cuánto costó lo que se vendió, cuánto ingresó, y la diferencia entre estos dos montos llamada utilidad cuando la diferencia es positiva, o pérdida cuando la diferencia es negativa (Vivas P., 2005), constituyéndose en un análisis dinámico que evidencia el impacto real de las actividades desarrolladas en la organización, mostrando la productividad y la eficiencia de la dirección durante el período evaluado.
Es a través del estado de resultados que la organización podrá identificar si se ha alcanzado la mayor utilidad con los menores gastos, y resuelve el problema de determinar los costos en los cuales incurre la organización para obtener los ingresos recibidos durante el período evaluado con el objetivo de definir la ganancia real obtenida. Así, los costos se asocian con todas las salidas de dinero que tienen que ver con el proceso de producción del bien o servicio, en cambio, los gastos hacen referencia a las erogaciones diferentes a las nombradas anteriormente, clasificadas como gastos de administración, de ventas y financieros.
Sin importar su clasificación, tanto los costos como los gastos incurridos son fundamentales para la determinación del ingreso y la situación financiera de la organización. Dado que las organizaciones constantemente incurren en costos, debe ser conocida su clasificación de acuerdo a su impacto (Vivas P., 2005):
§ Costos de inversiones o de capital: constituyen las erogaciones en terrenos, edificios, maquinarias, equipos, instalaciones, vehículos, mobiliarios.
§ Costos de los ingresos principales: en empresas de manufactura, hacen referencias al costo de la materia prima, de la mano de obra, y de los gastos de fabricación en que se incurren para realizar la producción que posteriormente es vendida.
§ Costos operativos de todo tipo: miden los costos inherentes a la operación, incluyendo los costos de venta y administrativos.
Lo anterior, sustenta la necesidad de desarrollar un adecuado sistema contable que permita la identificación y el monitoreo constante de todos las partes que constituyen la operación logística y los costos en que se incurren para su ejecución, de esta forma se pueden establecer las bases para las estrategias de optimización que no afecten el desempeño de las otras partes de la organización
Identificación de los generadores de costos logísticos y su participación en los estados financieros
Actualmente las organizaciones han establecido parámetros de medición en términos de los resultados financieros y de generación de valor, tomando cada vez más importancia el control de la dimensión financiera para el desarrollo de estrategias organizacionales. Junto con el nivel de servicio definido, toma vital importancia la identificación y control de los costos logísticos, ya que es necesario medir el impacto de la gestión logística en los resultados financieros de la empresa (Bermeo, 2005).
Desde un enfoque contable, la participación que la logística tiene en los estados e indicadores financieros se puede evidenciar. Al desagregar los componentes de los estados financieros, la logística hace parte constitutiva de los mismos impactando en varios rubros cuyos resultados están directamente relacionados con la gestión logística desarrollada por la organización. Con el objetivo de ejemplificar algunas relaciones entre los costos que componen la gestión logística y los rubros constitutivos de los estados financieros principales, se desarrolla en la Figura 1-4.
Balance general
Activo
<![if !supportLists]>1) <![endif]>Caja
<![if !supportLists]>2) <![endif]>Cuentas por cobrar
<![if !supportLists]>· <![endif]>Tiempo de ciclo de orden
<![if !supportLists]>· <![endif]>Tiempo de procesamiento de orden
<![if !supportLists]>· <![endif]>Precisión de cotización
<![if !supportLists]>· <![endif]>Rotación de inventarios
<![if !supportLists]>3) <![endif]>Inventarios
<![if !supportLists]>· <![endif]>Políticas de inventario y niveles de servicio
<![if !supportLists]>4) <![endif]>Propiedad, planta y equipo
<![if !supportLists]>· <![endif]>Centros de distribución
<![if !supportLists]>· <![endif]>Equipos de transporte
<![if !supportLists]>· <![endif]>Esquema de manejo de materiales
Pasivo
<![if !supportLists]>1) <![endif]>Pasivo circulante
<![if !supportLists]>· <![endif]>Políticas de compra
<![if !supportLists]>2) <![endif]>Deuda
<![if !supportLists]>3) <![endif]>Patrimonio
<![if !supportLists]>· <![endif]>Opciones de financiamiento de inventario, planta y equipo
Estado de Resultados
Ingresos
<![if !supportLists]>1) <![endif]>Costo de productos vendidos
<![if !supportLists]>· <![endif]>Compras
<![if !supportLists]>· <![endif]>Producción
<![if !supportLists]>2) <![endif]>Gastos de ventas y administración
<![if !supportLists]>· <![endif]>Costos logísticos (Procesamiento de pedidos, Transporte, Bodegaje, Inventarios, Embalajes)
= Margen Operacional
= Gastos financieros
= Utilidad neta
Existen entonces diferentes estrategias de optimización que pueden plantearse en cada una de las etapas de la cadena de abastecimiento de la organización y que impactan positivamente los resultados financieros.
Por consiguiente, y entendiendo que el desarrollo en las organizaciones de una estrategia logística competitiva contribuye en la consecución de niveles altos de servicio al cliente con bajos costos logísticos, se continuará con la identificación de las metodologías de medición y control de la gestión logística que actualmente las organizaciones han implementado.
Medición de los costos incurridos en la gestión logística en el entorno organizacional
Haciendo referencia a la metodología de identificación y control de los costos logísticos en el entorno empresarial, se encuentra como parámetro de desempeño logístico actual el costo total de logística sobre ventas, clasificado como uno de los más importantes KPI´s (Key Performance Indicator – Indicador Crítico de Desempeño) en las organizaciones. A través de él, se mide el impacto de la operación en los resultados financieros, sumando los gastos operacionales de toda la función logística más los costos de capital, totalizada en función de las ventas anuales (Rey, 2008).
Los costos logísticos se desagregan de acuerdo a la etapa del proceso logístico donde se generen, las cuales se presentan a continuación (Estrada, 2010):
LOGÍSTICA DE ENTRADA
§ Costos de aprovisionamiento: en este rubro se incluyen los costos asociados con la generación de pedidos a los proveedores para garantizar el reabastecimiento de insumos y suministros requeridos. (- Mano de obra: personal de compras, almacén de materias primas y suministros, planeación. - Gastos inmobiliarios: edificaciones y equipo de oficina.
-Deudas pasivas: Costo de suministros nacionales e importaciones, Costo de comunicaciones, Costo de recepción e inspección de materiales)
§ Costos de almacenamiento: Hace referencia a todos los costos incurridos para garantizar los materiales requeridos para el proceso de producción, por tanto hace referencia a los costos de administración de inventario de materias primas, suministros y producto en proceso. (Costo de oportunidad de los inventarios promedios de materias primas, suministros y productos en proceso. Gastos de seguros. Costos de terrenos, estantería, muelles y bodegas para almacenamiento de materias primas, suministros y productos en proceso. Costo de mano de obra: personal para cargue, descargue, ubicación, toma y control de inventarios de materias primas, suministros y material en proceso)
LOGÍSTICA DE SALIDA
§ Costos de distribución: asociado principalmente con el costo de transporte correspondiente al transporte entre la empresa productora y los almacenes distribuidores, y entre los distribuidores y los clientes finales, así como los costos asociados a la administración de inventario de producto terminado. (Mantenimiento de vehículos y equipos para la manipulación de productos terminados, administración de sistemas de información, costo de oportunidad de los inventarios promedio de productos terminados, costo de mano de obra para operación y administración de inventarios de producto terminado y proceso de despacho, costo de fletes nacionales e internacionales, costo de bodegas y distritos alternos)
LOGÍSTICA DE ENTRADA / SALIDA
§ Costos de administración logística: en este rubro se identifican tres grupos de actividades. Las actividades relacionadas con la entrada de inventario, actividades relacionadas con la salida de inventario y finalmente en las actividades asociadas al control de existencias. (costo de suministros para identificación y control de calidad de inventarios, costo de confección de listas de empaque, remisiones, ordenes de salida y ordenes de picking, costos de conteo físico de inventario e inventarios cíclicos)
§ Costos generales: Adicionalmente, es conveniente tener en cuenta la parte proporcional de los gastos organizacionales que se incurren en actividades logísticas. (costos de contratación de servicios externos o consultores, costos de servicios públicos como electricidad, limpieza, vigilancia y agua, costos de gestión de accesorios logísticos como pallets, montacargas, etc.)
Lic. Fabián Cid
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