Medición de la gestión de inventarios
Los tipos de indicadores para basar nuestro enfoque en la búsqueda de una gestión eficiente de inventarios estarán basados en la integración de los principios de economía, eficacia y eficiencia, cuyas definiciones y componentes se describen brevemente a continuación:
Índice de productividad (IP): La productividad[1] está relacionada con la economía o escasez de recursos, no está orientada a los objetivos, se ocupa de “hacer las cosas correctamente” a través de los medios de producción, indicando la aptitud de los mismos en transformar las entradas en salidas; y el índice de productividad mide la variación o desvío de la productividad real (Pr) respecto a la planeada (Pp), matemáticamente representado con la siguiente fórmula:
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Economía (Eo): Una gestión será económica[2] cuando se adquieren o utilizan los recursos al costo más bajo. Por su medición se requiere el conocimiento de las necesidades que deben ser atendidas y su comparación con lo que se ha adquirido o ha ocurrido. Está identificada con componentes que tienen incidencia en el tiempo, el costo, la cantidad y la calidad orientando a detectar la existencia de factores antieconómicos como costos innecesarios, desperdicios o defectos fuera de lo normal, demoras en la producción o calidad defectuosa. Su medición se ejecutará por el cociente entre las entradas planeadas, como representación del esfuerzo previsto en la gestión para alcanzar los objetivos planificados, y las entradas reales aplicadas a la obtención de las salidas realizadas.
A su vez es componente del índice de productividad y está representada por la siguiente expresión matemática:
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Realización (RL): Es el cociente entre las salidas realizadas y las salidas planeadas, mide el grado de cumplimiento en un sentido amplio, es decir, toma solo un parámetro, por lo general cantidades de lo realizado en el período bajo análisis, sin considerar otros detalles como fechas previstas para cada pedido durante el período bajo análisis, por ejemplo. Es también componente del índice de productividad y está representada por la siguiente expresión:
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Logro (L): Mide las salidas cumplidas, según lo realizado, en un grado más exigente que el índice de realización, incluyendo todos los parámetros previamente establecidos para considerar el cumplimiento real de una salida; un ejemplo de salida cumplida sería el cumplimiento de un programa de producción en un determinado período donde estará determinado por las cantidades fabricadas según lo planeado (realización) pero también por las fechas previstas para los distintos lotes fabricados durante ese período. Se expresa a través de la siguiente fórmula:
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Eficacia (Ez): Totalmente orientada a los objetivos, se desentiende o no presta preocupación por las entradas o recursos utilizados para alcanzar los objetivos previstos, se orienta a “hacer las cosas correctas”[3]. Indica el grado de cumplimiento de los objetivos o salidas planificadas. Matemáticamente se puede representar a través del producto entre el índice de realización y el índice de logro, obteniendo la relación de salidas cumplidas con respecto a las salidas planeadas:
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Eficiencia (Ee): Se preocupa por los recursos a través de los principios de racionalidad
- Principio de minimalidad: “conseguir un resultado dado con el mínimo posible de recursos”
- Principio de maximilidad: “conseguir el mayor resultado posible con unos recursos dados”
Es un concepto unificador entre productividad, economía y eficacia, requiere moderación en el uso de las entradas para que a su vez las salidas puedan valorarse con los objetivos de la organización. Podría decirse que refiere a “hacer correctamente las cosas correctas”[4]. Se representará con la siguiente expresión matemática:
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Las salidas pueden ser productos, resultados productivos u objetivos de producción.
Las entradas pueden ser factores productivos, recursos productivos, medios de producción o insumos.
Las unidades de medida pueden ser financieras ($ o cualquier moneda a designar), no financieras (unidades físicas como de peso, volumen, longitud o unidad) o una combinación entre ambas (como razón $ por unidad, por ejemplo).
Dadas las definiciones anteriores, planteamos entonces como gestión eficiente de inventarios al equilibrio entre el costo de tenencia del capital inmovilizado y la velocidad de respuesta a los requerimientos de los clientes. Definiciones que pasaremos a explicar a continuación:
Trataremos el tema en el marco de una empresa industrial, donde los inventarios están constituidos por materias primas, productos semielaborados y productos terminados.
Partiendo entonces del concepto de eficiencia expuesto en los párrafos anteriores
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podemos medir la gestión de inventarios de la siguiente forma:
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El desempeño en el indicador de economía en la gestión de inventarios estaría explicado a través del cociente entre el costo de tenencia planeado respecto al costo de tenencia real en el período bajo análisis.
d = % promedio deterioros y mermas
s = % promedio seguros e impuestos
o = % promedio en riesgos de obsolescencia
ti = % promedio en costos de transportes internos y manutención
cc = % promedio costos de conservación
a = % promedio valor locativo de espacios ocupados
ri = % promedio de costos en recuento de inventarios
i = tasa de interés (concepto de mayor incidencia en el % de tenencia)
j = tasa de inflación
Sólo se considerarán como relevantes aquellos conceptos de costos que varíen con el capital inmovilizado.
Cabe destacar que puede darse la situación donde la tasa de inflación sea superior a la de interés, pudiéndose obtener entonces un beneficio por tenencia en lugar de un costo, si el resto de los factores componentes de la polinómica no logran neutralizar la diferencia negativa entre la tasa de interés y la tasa de inflación ( i – j )
Y el valor del inventario medio resulta de:
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MPo – Valor del inventario al inicio del período
MPf - Valor del inventario al final del período
IMmp – Valor del inventario medio en el período bajo análisis.
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El desempeño en el indicador de eficacia en la gestión de inventarios - Ez(ni), para medir la fiabilidad que el nivel de inventario le otorga al sistema productivo para responder a las solicitudes de los clientes, estaría dado por el cociente entre los pedidos cumplidos en cantidad y fecha solicitada respecto a la cantidad total de pedidos requeridos en el período
Cabe aclarar que ante el incumplimiento de una orden de fabricación o pedido de cliente, por causa ajena a la disponibilidad de materiales en cualquiera de sus tres estados (materia prima, semielaborado, producto terminado), como por ejemplo atrasos de producción por averías de máquinas, ausentismos o fallas de calidad, ese pedido debe ser considerada como cumplido en el numerador (OF.cumplidas) del índice de eficacia, a los efectos de segregar factores de incumplimiento ajenos a la falta de disponibilidad de materiales.
Por lo tanto la eficiencia en la gestión de inventarios quedará representada por entre la economía y la eficacia alcanzada en la gestión de inventarios:
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Lic. Fabián Cid
Mundo Costos
[1] Integración de productividad, eficiencia y eficacia en la contabilidad directiva – Petri Wehmanen – Universidad de Oulu, Finlandia
[2] Costos y Gestión. Fundamentos del nuevo modelo de control de la hacienda pública – Roberto M. Rodriguez – revista Costos y Gestión, nro.43
[3] Idem 5
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