COSTOS Y GESTIÓN LOGÍSTICA - 3ER.NOTA

A continuación, un capítulo de la tesis:

Strategy for minimizing logistics costs: a pilot enterprise applications

Natalia Guerrero González

Ingeniera Industrial

Universidad Nacional de Colombia  - Facultad de Administración - Manizales, Colombia 2012

Tesis presentada como requisito parcial para optar al título de: Magister en Administración

Los generadores de costos logísticos y su participación en los estados financieros

Uno de los objetivos fundamentales en la administración de las organizaciones, es suministrar la información real de todas las operaciones financieras realizadas en un período de tiempo definido, que permita a los gerentes y administradores establecer estrategias de control y optimizar el proceso de dirección. Es por esto que se cuenta con herramientas que representan la situación financiera y económica de la organización, llamado estado financiero, definido como la representación de la situación de una empresa y los resultados obtenidos como consecuencia de las transacciones mercantiles efectuadas en cada ejercicio fiscal (Vivas P., 2005).

Como apoyo en su función administrativa, los directivos se basan fundamentalmente en dos estados financieros (Montes, 2006). El primero de ellos es el balance general, documento contable que permite a partir de sus datos determinar la liquidez, solvencia y rentabilidad de la organización. Está conformado por las cuentas que miden la situación financiera de la organización, siendo ellos el activo, pasivo y patrimonio en su relación:

ACTIVO= PASIVO + PATRIMONIO

Según la normatividad internacional, un activo se define como un recurso controlado por la empresa como resultado de eventos pasados y cuyos beneficios económicos futuros se espera que fluyan a la empresa. Por su parte, el pasivo representa una obligación presente de la empresa derivada de eventos pasados, el pago de la cual se espera que resulte de egresos de recursos que implican beneficios económicos. Y finalmente, el patrimonio es el interés residual en los activos de la empresa, luego de deducir todos sus pasivos (Montes, 2006).

El segundo de ellos es el estado de resultados, definido como un cuadro numérico que muestra los ingresos y gastos, además de la ganancia (o pérdida) resultante del ejercicio. En otras palabras, expresa cuánto se gastó, cuánto costó lo que se vendió, cuánto ingresó, y la diferencia entre estos dos montos llamada utilidad cuando la diferencia es positiva, o pérdida cuando la diferencia es negativa (Vivas P., 2005), constituyéndose en un análisis dinámico que evidencia el impacto real de las actividades desarrolladas en la organización, mostrando la productividad y la eficiencia de la dirección durante el período evaluado.

Es a través del estado de resultados que la organización podrá identificar si se ha alcanzado la mayor utilidad con los menores gastos, y resuelve el problema de determinar los costos en los cuales incurre la organización para obtener los ingresos recibidos durante el período evaluado con el objetivo de definir la ganancia real obtenida. Así, los costos se asocian con todas las salidas de dinero que tienen que ver con el proceso de producción del bien o servicio, en cambio, los gastos hacen referencia a las erogaciones diferentes a las nombradas anteriormente, clasificadas como gastos de administración, de ventas y financieros.

Sin importar su clasificación, tanto los costos como los gastos incurridos son fundamentales para la determinación del ingreso y la situación financiera de la organización. Dado que las organizaciones constantemente incurren en costos, debe ser conocida su clasificación de acuerdo a su impacto (Vivas P., 2005):

§ Costos de inversiones o de capital: constituyen las erogaciones en terrenos, edificios, maquinarias, equipos, instalaciones, vehículos, mobiliarios.

§ Costos de los ingresos principales: en empresas de manufactura, hacen referencias al costo de la materia prima, de la mano de obra, y de los gastos de fabricación en que se incurren para realizar la producción que posteriormente es vendida.

§ Costos operativos de todo tipo: miden los costos inherentes a la operación, incluyendo los costos de venta y administrativos.

Lo anterior, sustenta la necesidad de desarrollar un adecuado sistema contable que permita la identificación y el monitoreo constante de todos las partes que constituyen la operación logística y los costos en que se incurren para su ejecución, de esta forma se pueden establecer las bases para las estrategias de optimización que no afecten el desempeño de las otras partes de la organización

Identificación de los generadores de costos logísticos y su participación en los estados financieros

Actualmente las organizaciones han establecido parámetros de medición en términos de los resultados financieros y de generación de valor, tomando cada vez más importancia el control de la dimensión financiera para el desarrollo de estrategias organizacionales. Junto con el nivel de servicio definido, toma vital importancia la identificación y control de los costos logísticos, ya que es necesario medir el impacto de la gestión logística en los resultados financieros de la empresa (Bermeo, 2005).

Desde un enfoque contable, la participación que la logística tiene en los estados e indicadores financieros se puede evidenciar. Al desagregar los componentes de los estados financieros, la logística hace parte constitutiva de los mismos impactando en varios rubros cuyos resultados están directamente relacionados con la gestión logística desarrollada por la organización. Con el objetivo de ejemplificar algunas relaciones entre los costos que componen la gestión logística y los rubros constitutivos de los estados financieros principales, se desarrolla en la Figura 1-4.

Balance general

Activo

<![if !supportLists]>1)    <![endif]>Caja

<![if !supportLists]>2)    <![endif]>Cuentas por cobrar

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Tiempo de ciclo de orden

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Tiempo de procesamiento de orden

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Precisión de cotización

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Rotación de inventarios

<![if !supportLists]>3)    <![endif]>Inventarios

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Políticas de inventario y niveles de servicio

<![if !supportLists]>4)    <![endif]>Propiedad, planta y equipo

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Centros de distribución

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Equipos de transporte

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Esquema de manejo de materiales

Pasivo

<![if !supportLists]>1)    <![endif]>Pasivo circulante

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Políticas de compra

<![if !supportLists]>2)    <![endif]>Deuda

<![if !supportLists]>3)    <![endif]>Patrimonio

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Opciones de financiamiento de inventario, planta y equipo

Estado de Resultados

Ingresos

<![if !supportLists]>1)    <![endif]>Costo de productos vendidos

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Compras

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Producción

<![if !supportLists]>2)    <![endif]>Gastos de ventas y administración

<![if !supportLists]>·         <![endif]>Costos logísticos (Procesamiento de pedidos, Transporte, Bodegaje, Inventarios, Embalajes)

= Margen Operacional

= Gastos financieros

= Utilidad neta

Existen entonces diferentes estrategias de optimización que pueden plantearse en cada una de las etapas de la cadena de abastecimiento de la organización y que impactan positivamente los resultados financieros.

Por consiguiente, y entendiendo que el desarrollo en las organizaciones de una estrategia logística competitiva contribuye en la consecución de niveles altos de servicio al cliente con bajos costos logísticos, se continuará con la identificación de las metodologías de medición y control de la gestión logística que actualmente las organizaciones han implementado.

Medición de los costos incurridos en la gestión logística en el entorno organizacional

Haciendo referencia a la metodología de identificación y control de los costos logísticos en el entorno empresarial, se encuentra como parámetro de desempeño logístico actual el costo total de logística sobre ventas, clasificado como uno de los más importantes KPI´s (Key Performance Indicator – Indicador Crítico de Desempeño) en las organizaciones. A través de él, se mide el impacto de la operación en los resultados financieros, sumando los gastos operacionales de toda la función logística más los costos de capital, totalizada en función de las ventas anuales (Rey, 2008).

Los costos logísticos se desagregan de acuerdo a la etapa del proceso logístico donde se generen, las cuales se presentan a continuación (Estrada, 2010):

LOGÍSTICA DE ENTRADA

§ Costos de aprovisionamiento: en este rubro se incluyen los costos asociados con la generación de pedidos a los proveedores para garantizar el reabastecimiento de insumos y suministros requeridos. (- Mano de obra: personal de compras, almacén de materias primas y suministros, planeación. - Gastos inmobiliarios: edificaciones y equipo de oficina.

-Deudas pasivas: Costo de suministros nacionales e importaciones, Costo de comunicaciones, Costo de recepción e inspección de materiales)

§ Costos de almacenamiento: Hace referencia a todos los costos incurridos para garantizar los materiales requeridos para el proceso de producción, por tanto hace referencia a los costos de administración de inventario de materias primas, suministros y producto en proceso. (Costo de oportunidad de los inventarios promedios de materias primas, suministros y productos en proceso. Gastos de seguros. Costos de terrenos, estantería, muelles y bodegas para almacenamiento de materias primas, suministros y productos en proceso. Costo de mano de obra: personal para cargue, descargue, ubicación, toma y control de inventarios de materias primas, suministros y material en proceso)

LOGÍSTICA DE SALIDA

§ Costos de distribución: asociado principalmente con el costo de transporte correspondiente al transporte entre la empresa productora y los almacenes distribuidores, y entre los distribuidores y los clientes finales, así como los costos asociados a la administración de inventario de producto terminado. (Mantenimiento de vehículos y equipos para la manipulación de productos terminados, administración de sistemas de información, costo de oportunidad de los inventarios promedio de productos terminados, costo  de  mano  de obra para operación y administración de inventarios de producto terminado y proceso de despacho, costo de fletes nacionales e internacionales, costo de bodegas y distritos alternos)

LOGÍSTICA DE ENTRADA / SALIDA

§ Costos de administración logística: en este rubro se identifican tres grupos de actividades. Las actividades relacionadas con la entrada de inventario, actividades relacionadas con la salida de inventario y finalmente en las actividades asociadas al control de existencias. (costo de suministros para identificación y control de calidad de inventarios, costo de confección de listas de empaque, remisiones,  ordenes de salida y ordenes de picking, costos de conteo físico de inventario e inventarios cíclicos)

§ Costos generales: Adicionalmente, es conveniente tener en cuenta la parte proporcional de los gastos organizacionales que se incurren en actividades logísticas. (costos de contratación de servicios externos o consultores, costos de servicios públicos como electricidad, limpieza, vigilancia y agua, costos de gestión de accesorios logísticos como pallets, montacargas, etc.)

Lic. Fabián Cid

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Análisis de costos en la industria láctea

A propósito de un comentario recibido en el blog, presentamos un resumen un trabajo del profesor Enrique Cartier, reconocido especialista en la materia sobre el tema de referencia.

 Características generales de la Industria Láctea

A los fines del presente trabajo, identificaremos como “industria láctea” al eslabón de la cadena agroalimentaria que transforma leche bovina cruda en productos lácteos.  Aunque algunos de estos poseen características de bienes intermedios (utilizados como materias primas en otras industrias), preponderantemente, los productos lácteos son bienes finales de consumo que se comercializan a través de diferentes canales de venta (mayorista, minorista, supermercados, exportación, etc.).

Las características de cada producto lácteo resultan diversas entre sí, aunque todos ellos comparten la condición de estar obtenidos a partir de la materia prima leche bovina o de algún derivado de esta.

Las “líneas” en las que habitualmente se agrupan los diversos productos lácteos son:

-          Leches Fluidas

-          Leches en Polvos

-          Quesos

-          Cremas y Mantecas

-          Yogures y Postres

-          Dulces de Leche

-          Otros productos lácteos

Flujo de productos

La “fase I” concentra las actividades que tienen a la materia prima básica como objeto de tratamiento y apuntan a: 

-          recolectar la leche cruda de los tambos remitentes,

-          recepcionar la leche cruda en planta, controlar su composición y almacenarla,

-          preparar la leche cruda conforme a los requerimientos de cada producto específico a elaborar

La “fase II” está vinculada con las actividades desarrolladas en las diferentes plantas de productos genéricos para trasformar las leches preparadas en productos específicos.

Finalmente, la “fase III” está referida a las actividades cuyo objetivo es colocar los productos específicos obtenidos en los diferentes canales comerciales.

Costeo. Tratamiento de la Materia Prima.

Si bien todos los productos lácteos tienen a la leche como materia prima, prácticamente ninguno de ellos la utiliza, exactamente, con la composición con la que la que se adquiere (tal como la entregan los tambos). Por el contrario, cada producto específico demanda una determinada composición de los contenidos de sólidos para poder ser obtenido en las condiciones definidas. Por tal razón, es que se requiere de un proceso de preparación de la misma, a los efectos de su adaptación a cada producto.

Balance de Masas.

Como quedó dicho, es en la etapa de “estandarización” (…) en la que se procede a realizar la adaptación de la leche a las particulares características demandas por el producto final a elaborar, las que -en principio- están referidos a los contenidos de grasa butirosa (tenor graso) de los mismos. Así, por ejemplo, el producto “leche fluida entera ultra pasteurizada” requiere una materia prima con un tenor graso del 3%, en cambio, el producto “leche fluida parcialmente descremada ultra pasteurizada” necesita como materia prima leche con un tenor graso del 1,5% (en ambos casos, corresponden a exigencias del código alimentario argentino).   

El proceso de “estandarización” permite obtener leche con el contenido graso deseado, extrayendo de un volumen determinado de leche en las condiciones de adquisición (por ejemplo con un tenor graso del 3,5%) la cantidad de grasa butirosa necesaria para lograr tal fin (por ejemplo, leche preparada al 3% o al 1,5%). Esto es técnicamente posible, debido a que, en este proceso, el total de los litros de leche “originales” se desdoblan en dos leches “preparadas”: una con el tenor graso requerido por el producto a elaborar (3%, 1,5% u otros tenores) y otra -genéricamente llamada crema- con un tenor graso más alto (43%, por ejemplo).

Obviamente, los litros de leche “original” ingresadas para su estandarización -netos de las mermas de proceso- quedan desdoblados, por una parte, en los litros de “leche preparada” y, por otra parte, en los litros de “crema”. Pero este desdoblamiento de los litros responde a una ecuación determinada o “balance de masas”, que expresa:

siendo:                        “A”, cantidad de litros de leche a estandarizar,

                        “B”, cantidad de litros de leche estandarizada,

                        “C”, cantidad de litros de crema

                        “Xa”, tenor graso de la leche a estandarizar,

                        “Xb”, tenor graso deseado de la leche estandarizada,

                        “Xc”, tenor graso deseado de la crema

y asumiendo que                “A” =  “B”  +  “C”       

resulta que:                                       

                                               B =  A  *   (Xc - Xa)              

                                                                (Xc  - Xb)

y que                                     

                                               C =  A  *   (Xa - Xb)

                                                                (Xc  - Xb)

Resulta obvio que el carácter de “múltiple conexo” que posee este proceso productivo (al que se hizo referencia en el acápite 3) se lo otorga esta ineludible circunstancia técnica que impone la aparición de más de un producto (intermedios, en este caso).

4.2. Impacto sobre la asignación del costo de la materia prima a los productos.

De lo anterior puede concluirse en que, si bien la industria compra la materia prima básica en términos de “litros A”, usa como materias primas específicas para sus productos finales, “litros B”, o bien, “litros C”; y que los litros disponibles de “B” y de “C” resultan de una relación técnica dada y dependen de variables tales como sus respectivos tenores grasos y el de la leche “original” adquirida.

Aquí aparece un problema clave para el costeo de los productos lácteos, el que se resume en la siguiente cuestión: la materia prima básica que compra y paga la industria no se corresponde con la materia prima específica utilizada para la elaboración de sus productos. Entonces: ¿cuál debe ser el costo asignado a la materia prima específica de cada producto? 

Seguramente, esta cuestión merecería un análisis que -nuevamente- excede las posibilidades del  trabajo. Solo digamos que la pregunta ha sido (y es) respondida de diferentes maneras, siendo los modos más frecuentes:

1. Utilizar el precio unitario pagado por litro “A” para asignar el costo tanto de la leche “B” y “C” a los productos, ignorando la diferencia de composición entre todas ellas.

2. Considerar a las leches “B” como productos principales del proceso de “estandarización” y a las cremas (leches “C”) como subproductos, y descontar los ingresos generados por estos subproductos del costo de adquisición total de los leche “A”, asignando el neto como costo de las leches “B”.

3. Utilizar el precio unitario por kilo de grasa butirosa (KGB) contenido en la leche comprada, asignando su costo proporcionalmente a los contenidos grasos de las leches “B” y “C”, teniendo en cuenta que los volúmenes de unas y otras son variables dependientes de dichos tenores.

Propuesta superadora para la asignación del costo de la materia prima.

Existe una razón común que explica la inconsistencia de las metodologías tradicionalmente usadas para asignar costo de la materia prima a los productos lácteos: todas soslayan -si es que no omiten-  analizar la realidad de los procesos productivos que en ellas se desarrollan. En efecto, de su correcto análisis surge que los flujos productivos apuntan siempre tratar de diferente manera los sólidos contenidos en la materia prima con la finalidad de obtener los distintos productos.

Dicho de otro modo, si todos los productos lácteos tienen en común una única y remota materia prima (la leche cruda entregada por los tambos), lo que los diferencia es el resultado del tratamiento dado a los contenidos sólidos (tanto grasos como no grasos) a lo largo de todos los procesos que componen el flujo principal de su producción.

Todo esto abona la idea que el criterio correcto para asignar el costo de la materia prima a los productos debe contemplar como variable de asignación los sólidos contenidos en las leches preparadas para su elaboración y, por extensión, en las unidades de producto final que de ellas se obtengan.   

Así, utilizar el precio unitario por kilo de sólido total (KST) contenido en la leche comprada, asignando su costo proporcionalmente a los contenidos de sólidos totales de las leches “B” y “C”, entrega resultados perfectamente utilizables para la toma de decisiones de conveniencia-

CARTIER, ENRIQUE. - INDUSTRIA LÁCTEA. ANALISIS DE SUS PROCESOS DE PRODUCCIÓN CON FINES DE COSTEO. III Congreso de Costos del Mercosur, Colonia, Uruguar, 2006.

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Costos para decidir

La importancia de los sistemas de costos para la toma de decisiones gerenciales

Ana María Mendoza Torres

Docente de la Escuela de Administración de Negocios Globales

Propuesta, periódico de la Universidad Ricardo Palma, Lima, Perú. Septiembre 2010

Un buen procedimiento o modelo de toma de decisiones nos ahorrará tiempo, esfuerzo y energía. Esto es importante porque mediante el empleo de un buen juicio, la toma de decisiones nos permite que un problema o situación sea valorado y considerado profundamente para elegir el mejor camino a seguir según las diferentes alternativas y operaciones.

También es de vital importancia para la Administración ya que contribuye a mantener la armonía y coherencia del grupo, y por ende su eficiencia. La importancia de la toma de decisiones se debe a saber evaluar las alternativas sin dejar pasar por alto el análisis costo-beneficio y marginal.

Hay que saber conocer los factores limitantes, capaces de desarrollar nuevas ideas, saber contribuir con la esencia misma de la planeación. Suponiendo que ya sabemos cuáles son nuestras metas; y un acuerdo sobre las premisas de planeación, el siguiente paso en la toma de decisiones es el desarrollo de las alternativas. La capacidad de buscar diversas alternativas es tan importante como la capacidad de elegir la mejor.

Un buen sistema de costos puede ayudar a la gerencia a tomar decisiones apropiadas para la fijación de precios, brindándole los costos anticipados de fabricación y los precios de venta de los productos, así como las utilizaciones estimadas que se puedan obtener de los precios de venta propuestos. Si el objetivo de la gerencia es elevar las utilidades, el análisis del costo puede ayudar a seleccionar el proceso que producirá la mejor utilidad. Bajo esta condición, la contabilidad de costos ayuda a la gerencia, al brindarle no solo los costos estimados de fabricar y vender un determinado volumen del producto, sino también las utilidades estimadas que se pueden acumular a diferentes precios.

Los costos constituyen un ente muy importante, ya que son una herramienta de la gerencia en las grandes, medianas y pequeñas empresas, en cuanto se refiere a la toma de decisiones.

Los costos son empleados en las tomas de decisiones para determinar los precios de los productos, también permite a la empresa medir la ejecución del trabajo, es decir, comparar el costo real de fabricación de un producto, de un servicio o de una función con un costo previamente determinado

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